Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
* Die Position umfasst die selbstständige Durchführung anspruchsvoller Assistenz- und administrativer Sachbearbeitungstätigkeiten zur Entlastung der Organisationseinheit, einschließlich der Bearbeitung sensibler und vertraulicher Themen
* Selbstständige Durchführung von Assistenz- und Sachbearbeitungstätigkeiten unter Einhaltung interner und externer Regularien sowie unter Berücksichtigung von Qualitäts- und Terminvorgaben
* Sie sind für die Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse sowie der eigenverantwortlichen Übernahme von Sonderprojekten und Sonderaufgaben verantwortlich
* Darüber hinaus beinhaltet die Rolle die Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen sowie die Steuerung administrativer Abläufe
* Sie fungiert zudem als Multiplikator m/w/d für bereichsübergreifende Themen innerhalb der Organisationseinheit
* Darüber hinaus übernehmen Sie die Betreuung externer Gäste, einschließlich der Anmeldung an der Pforte, der Abholung sowie der Begleitung zu den entsprechenden Meetingräumen usw.
Fachliche Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Managementassistenz m/w/d oder eine vergleichbare Weiterbildung (z. B. Fachwitr m/w/d) mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzumfeld
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine ausgeprägte Bereitschaft und Fähigkeit, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
* Nachgewiesene Kenntnisse und Erfahrung im Projektmanagement
* Fähigkeit zum vernetzten Denken sowie zum Priorisieren und Agieren in einem agilen Arbeitsumfeld
* Kommunikationsstark, Serviceorientiert und ein freundliches, souveränes Auftreten gepaart mit einem hohen Maß an Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
* Teamplayer m/w/d mit eigenverantwortlicher, proaktiver und lösungsorientierter Arbeitsweise
* Fließend Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Bereitschaft zu regelmäßiger Vor-Ort-Präsenz (Di., Do., Fr.) sowie zu einer flexiblen, teamorientierten Arbeitszeitgestaltung und zusätzlicher Unterstützung vor Ort bei Terminen und Besprechungen
Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot
Wir bieten Ihnen:
* Persönliche Betreuung und kompetente Ansprechpartner
* Übertarifliche Vergütung
* Pünktliche Auszahlung des Lohns
* i.d.R. unbefristete Arbeitsverträge
* Bis zu 30 Tage Urlaub
* Urlaubs- und Weihnachtsgeld
* Individuelle Schulungen/Qualifikation/Weiterbildungen
* Kostenübernahme bei arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen
Kontaktdaten für Stellenanzeige
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Frau Poser
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