Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Koordinator:in betriebliche Belange / Assistenz (w/m/d) für die DB InfraGO AG am Standort Freiburg im Breisgau.
Deine Aufgaben:
* Das Monitoring und Bearbeiten behördlicher Anfragen (Eisenbahnbundesamt, Bundespolizei, Bundesnetzagentur) werden von dir übernommen
* Als Assistenz stellst du die organisatorischen und inhaltlichen Aufgaben des Leitenden sicher
* Du übernimmst die Planung, Koordination und Abwicklung des Tagesgeschäfts und Abteilungsorganisation (Planen von Veranstaltungen, Hotelbuchungen, Jubiläumsveranstaltungen / Verabschiedungen)
* Hierbei verantwortest du die eigenständige Vor- und Nachbereitung sowie die Begleitung verschiedener Abstimmungsrunden und die Überwachung von Mail-In-Datenbanken (z. B. als zentraler Eingang für Anfragen Dritter oder Ticketing-System)
* Du kümmerst dich um die Kostenstellenplanung und -steuerung für die Organisationseinheit
* Leistungsvereinbarungen und Abrechnung mit Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen werden von dir erstellt, auch liegt die Jahresendsteuerung Kostenstelle der Organisation in deiner Hand
* Ferner übernimmst du eigenständig die Büroorganisation sowie Teamassistenz für die Leiter des Betriebsbezirks (Terminabstimmung, Terminvor- und Nachbereitung) der Organisationseinheit, hierbei stellst du die organisatorischen und inhaltlichen Aufgaben des Leitenden sicher
Dein Profil:
* Du hast einen akademischen Abschluss (Bachelor) oder eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich wie z. B. Kaufmann:frau für Büromanagement
* Ob im Anzug oder Pulli – du krempelst die Ärmel hoch und packst motiviert mit an
* Ein hohes Maß an Kommunikationsstärke, Flexibilität, Teamfähigkeit und Loyalität sowie ein selbstsicheres, professionelles Auftreten zeichnen dich aus
* Im Team zu arbeiten und der Zusammenhalt unter Kolleg:innen ist dir besonders wichtig
* Du verfügst über eine gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
* Sehr gute Kenntnisse in den einschlägigen kaufmännischen Anwendungen und Tools sowie MS Office (Excel, Word und PowerPoint) runden dein Profil ab
* Dabei bist du ausgezeichnet organisiert und dir liegt es, selbstständig, zielgerichtet und flexibel zu arbeiten
Das ist uns wichtig:
Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.