Das GFZ ist das nationale Zentrum für die Erforschung der festen Erde in Deutschland. Wir fördern das Verständnis dynamischer Prozesse zur Bewältigung globaler Herausforderungen – von der Milderung der Auswirkungen von Naturgefahren über die Bewahrung unserer Umwelt in Zeiten des globalen Wandels bis hin zum verantwortungsvollen Umgang mit natürlichen Ressourcen. Wir sind Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Mit rund 1.200 Beschäftigten sowie ca. 500 Gästen tragen wir zum Helmholtz-Forschungsbereich Erde und Umwelt bei und verbinden Spitzenforschung mit gesellschaftlicher Relevanz und internationaler Zusammenarbeit. Unsere Arbeit integriert multidisziplinäre Studien über die Systeme der Erde und nutzt fortschrittliche Technologien und Infrastrukturen, um Lösungen zu erforschen und unser Wissen in die Gesellschaft zu tragen. Wir tun dies im Einklang mit unserer Vision: "Am Puls der Erde, um sie als lebensfreundlichen Planeten zu erhalten".
Zur Unterstützung des Teams der Wissenschaftlichen Vorständin (Team WV) ist am GFZ die folgende Stelle zu besetzen:
Assistent:in (w_m_d) des wissenschaftlichen Vorstandsbereichs Kennziffer 11245
Die Stelle ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung für 15 Monate (bis 3 befristet.
Bereit für Ihre Bewerbung Bitte lesen Sie die Beschreibung mindestens einmal durch, bevor Sie auf Bewerben klicken.
* Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Materialbeschaffung, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)
* Unterstützung bei der Planung und Organisation von nationalen und internationalen Präsenzveranstaltungen, z. B. Workshops (ggf. mit Gästebewirtung) und Videokonferenzen
* Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen mit nationalen und internationalen Gästen
* Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen in Deutsch (C1) und Englisch (B2)
* Redigieren von englisch- und deutschsprachigen Texten
* Protokollführung bei Meetings
* Planung und Organisation von Geschäftsreisen für die Mitglieder des Teams WV
Erforderliche Qualifikationen:
* Qualifikation als Fremdsprachensekretär:in o. Ä., d. h. kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit nachgewiesener schriftlicher und mündlicher Sekretariats- und Bürotätigkeit (englisches Sprachzertifikat B2‐Niveau vorausgesetzt)
* souveräner Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SAP) und Adobe-Tools
* ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent sowie Integrität, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
* diskreter Umgang mit Informationen und Sensibilität im Umgang mit Ansprechpartner:innen auf allen Ebenen
Wünschenswerte Qualifikationen:
* mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Vorstandsebene oder vergleichbar
* selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
* anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
* modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
* Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
* umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
* eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
* Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch
* eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
* einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
* eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus
Startdatum:
Befristung: 30. September 2027
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen. xwminpx
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam