Assistenz
(m/w/d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH München Startdatum: sofort Referenznummer: 825319/1
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Aufgaben
1. Objektleitung für diverse Objekte im Großraum München / Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft
2. Beschaffung und Verwaltung von IT-Equipment in Abstimmung mit der IT-Abteilung ( Laptops, Smartphones, Zubehör)
3. Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnung
4. Erstellung, Pflege und Bearbeitung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und Vertragsunterlagen
5. Prüfung und Ablage von Tätigkeitsnachweisen internen und externen Mitarbeitern / Verwaltung von Krankmeldungen inkl. digitaler Ablage und Informationsfluss an HR
6. Fuhrparkmanagement für die Abteilung/Standort: Verwaltung von Fahrzeugen, Terminen, Unterlagen
7. Unterstützung bei der Planung, Dokumentation und Nachverfolgung von Wartungen, Prüfpflichten und Instandhaltungsmaßnahmen
8. Bearbeitung und Nachverfolgung von Bestellungen (Material, Dienstleistungen, Büromittel)
9. Pflege von Daten im CAFM-System sowie in MS Excel, SAP oder vergleichbaren Tools / Zutrittsmanagement: Beantragung und Verwaltung von Zutrittsausweisen und Zugangscodes
10. Unterstützung bei Budgetüberwachung, Rechnungskontrolle und Reporting / Organisation interner Meetings, Standortrundgänge und Schulungstermine
Profil
11. Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
12. Zuverlässigkeit & Eigenverantwortung
13. Hohes Maß an Diskretion und Teamfähigkeit
14. Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
15. Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
16. Grundverständnis für Prozesse im Facility Management wünschenswert
17. Affinität zu IT-Applikationen (Sharepoint, Teams, PowerPoint, Excel, Planon, SAP)
18. Fließende Deutschkenntnisse
Benefits
19. Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
20. Ein hoch motiviertes Team und ein offener Kommunikationsstil
21. Flache Hierarchien
22. Homeoffice-Möglichkeit
23. Hohes Maß an Eigenverantwortung