Im Family Office sowie der zentralen Dienstleistungseinheit des Hauses Fürstenberg suchen wir nach einer engagierten Unterstützung im administrativen Bereich. Wir leben Werte wie Zugehörigkeit, Herausforderung, Wachstum, Ehrlichkeit, Integrität, Lifelong Learning, gegenseitigen Respekt, Leistung, Teamarbeit und Vertrauen. Unsere Mission verbindet Tradition mit Moderne und wir streben eine Kultur an, in der sich moderne Methoden mit tradierten Werten vereinen. Als Office Manager/ Sekretariat unterstützen Sie direkt unsere Geschäftsführung in ihrem täglichen Wirken, tragen maßgeblich zur Kultur unserer Organisation bei und sind integraler Bestandteil unseres Teams.
Aufgaben
* Sie sind verantwortlich für die Infrastruktur des Büros/ der Arbeitsplätze und entlasten die Geschäftsführung bei ihrer täglichen Arbeit durch die Übernahme administrativer Tätigkeiten.
* Kontaktmanagement, Organisation & Planung von Besprechungen mit externen u. internen Partnern
* Assistenztätigkeiten CEO & CFO inkl. Gästemanagement: Terminkoordination, Betreuung & Bewirtung
* Verantwortlich für die Infrastruktur der Büros (Office-Management)
* Lizenzmanagement, Erstellung und Pflege eines zentralen Dokumenten- / Vertragsmanagements, Führen, Pflegen & Nachhalten von Leasingspiegeln, etc.
* Digitale Posteinangsverarbeitung
* Angebotseinholung, -vergleich,- prüfung
* Prüfen von Rechnungen
* Etc.
Qualifikation
* Kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Hotelfach mit entsprechender Berufserfahrung oder motivierter Berufseinsteiger
* Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsführern oder Finanzleitern
* Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
* Starke Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren
* Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
* Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und proaktiv Probleme zu lösen
* Sehr gute IT-Kenntnisse (MS 365)
* gute Englischkenntnisse
* Professionelles, dienstleistungsorientiertes Auftreten
* Flexibilität
Wenn Herausforderungen Sie motivieren und Sie Freude daran haben, ihr Arbeitsfeld in einem motivierten und engagierten Team zu gestalten und an Veränderungen mitzuwirken: bewerben Sie sich. Wir freuen uns auf Sie! Gerne auch Teilzeit!