Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.
Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine motivationsstarke, service- und teamorientierte
Teamassistenz in Vollzeit oder in Teilzeit (m/ w/ d)
Ihre Aufgaben:
1. Führen des Sekretariates
2. Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten
3. Planung und Durchführung von Bestellungen (in Abstimmung mit der Einkaufsabteilung)
4. Unterstützung beim Finanzmonitoring der Abteilungen
5. Erledigung der Korrespondenz, auch in Englisch
6. Führung von Besprechungsprotokollen
7. Durchführung des Terminmanagements und des Berichtwesens
8. Unterstützung bei der Einstellung von Personal (u.a. Vorbereitung von Einstellungsanträgen, Bögen für Interviews)
9. Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (z.B. Seminare, Vorlesungen, Praktika, Tagungen)
10. Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
11. Onboarding / offboarding und Betreuung von Mitarbeitern/‐innen
12. Betreuung von Gästen (Reiseplanung, Unterkunft, Reisekostenabrechnung der Gäste)
13. Pflege von Publikations‐ und Vortragslisten
14. Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
15. Pflege der Telefon‐ und Adresslisten
Unsere Anforderungen:
16. Bewerber*innen mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiterbildungen oder abgeschlossener Ausbildung zur/zum Sekretär*in oder als Fremdsprachen‐ /Europasekretär*in mit mehrjähriger Berufspraxis (gern wissenschaftlich / medizinisch)
17. Sichere Englisch‐Kenntnisse in Wort und Schrift
18. Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
19. Gute kommunikative Fähigkeiten
20. Sicheres, kompetentes Auftreten
21. Team‐ und Kommunikationsfähigkeit
22. Ein hohes Maß an Flexibilität
Unser Angebot:
23. Spannende Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
24. Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
25. Vergütung nach EG 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
26. 30 Tage Urlaub im Jahr
27. Weiterbildungsmöglichkeiten inkl. bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
28. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
29. Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
30. Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
31. Zuschuss zum HVV Deutschlandticket
32. Zuschuss zur Kantinennutzung
Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre zu besetzen. Die Stelle ist Vollzeit- (50% Teilung zwischen zwei Abteilungen) oder Teilzeitgeeignet.
Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins über unser Bewerbungsformular.
Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden.
Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Forschungsgruppenleiter (stephanie.pfänder(at)leibniz-liv.de und adam.grundhoff(at)leibniz-liv.de). Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung (jobs(at)leibniz-liv.de).