Seit mehr als 100 Jahren bringen wir Menschen mit Menschen zusammen.
Der IN VIA Diözesanverband Paderborn ist Träger des Freiwilligen Sozialen Jahres mit aktuell 260 FSJ-Freiwilligen, Träger einer Eltern-Kind-Einrichtung in Bielefeld, Koordinationsstelle auf diözesaner Ebene für die katholischen Bahnhofsmissionen im Erzbistum Paderborn und sowie Mehrheitsgesellschafter der IN VIA St. Lioba gemeinnützige GmbH. Darüber hinaus ist der Diözesanverband zentrale Ansprech- und Koordinierungsstelle für die örtlichen IN VIA Verbände und Einrichtungen im Erzbistum Paderborn unter anderem auch für gemeinsame Anträge und Verwendungsnachweise sowie Gremien- und Vernetzungsarbeit.
Für die Geschäftsstelle des IN VIA Diözesanverband in Paderborn suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz der Vorständin (m/w/d) mit einem Beschäftigungsumfang von 50 % (19,5 Wochenstunden), befristet bis zum 15.02.2027.
Your Tasks
1. Führen der Korrespondenz und Kommunikation der Vorständin
2. Terminkoordination und -vorbereitung für die Vorständin
3. Planung und Organisation von Meetings, Konferenzen, Sitzungen und Präsentationen
4. Koordination/Leitung von internen Projekten
5. Termin- und Fristenkontrolle/Wiedervorlage
6. Vorbereitung von Anträgen und Mitarbeit bei Verwendungsnachweisen
7. Erstellung von wiederkehrenden Statistiken
8. Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
9. Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation (Telefondienst, Posteingang, Ablage etc.)
Our Expectations
10. Abschluss als Bürokauffrau/-mann oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. abgeschlossenes Studium oder vergleichbarer Abschluss
11. Einschlägige Berufserfahrung als Managementassistenz
12. Fachkenntnisse von Verwaltungsabläufen und ggf. Grundkenntnisse der Buchhaltung
13. Sicherer Umgang mit den gängigen Medien der Bürokommunikation
14. Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office-Anwendungen
15. Fähigkeit zum selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
16. Sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
17. Bereitschaft, auch gelegentlich außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zu arbeiten
18. Freundliches, verbindliches und selbstsicheres Auftreten, Kommunikationssicherheit
What We Offer
19. Leistungsgerechte Vergütung nach Tarif (Arbeitsvertragsrichtlinien des Deutschen Caritasverbandes)
20. Attraktive Sonderleistungen wie Sonderzahlungen und Altersvorsorge
21. Möglichkeit zur Ausgestaltung der Arbeitsabläufe und teilweises Arbeiten im Homeoffice
22. Fortbildungsmöglichkeiten
23. Nutzung des Deutschlandtickets
24. Ein freundliches und engagiertes Team
25. Strukturierte Einarbeitung