Wir suchen eine erfahrene Fachkraft für die Verwaltung von Reiseaufträgen und Personalangelegenheiten in unserem Team.
Dieses Ansinnen bietet die Möglichkeit, sich mit einer Vielzahl von Aufgaben auseinanderzusetzen und Lösungen zu finden, die dem Unternehmen zugute kommen. Dabei wird Wert auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten gelegt.
Sie werden als wichtiger Teil des Teams unsere internationale Zusammenarbeit unterstützen und dabei im Rahmen der internationalen Reisetätigkeit tätig sein. Als Zentralabteilung ist unser Bereich der Zentralen Dienste verantwortlich für Querschnittsaufgaben, um die Funktionsfähigkeit unseres Unternehmens sicherzustellen.
* Beratung und Durchführung von Reisebuchungen im Rahmen der internationalen Reisetätigkeit unserer Organisation
* Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit sowie Einhaltung des Bundesreisekostengesetztes (BRKG) sowie entsprechenden Richtlinien
* Beratung von Beschäftigten zu Beförderungsmitteln, Reisezeiträumen, Hotelangeboten und wirtschaftlichen Alternativen sowie die Durchführung von Preisvergleichen und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
* Kommunikation mit Beschäftigten, Reisebüros und Hotels, Bearbeitung von Umbuchungen und Stornierungen sowie Unterstützung bei Störungen im Reiseverlauf (z.B. bei Flug- oder Zugausfällen)
* Kontrolle von Reiseabrechnungen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung zur ordnungsgemäßen Abrechnung
* Betreuung von Personalvorgängen und personalrelevanten Anträgen einschließlich Prüfung von Anspruchsgrundlagen und Kommunikation mit den Beschäftigten
* Administrative Abwicklung personalbezogener Prozesse sowie Weiterleitung an zuständige Stellen (z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnung)
* Mitarbeit bei Stellenausschreibungen und Bewerbungsverfahren
* Eigenständige Verwaltung von Übersichten, Wiedervorlagen und Fristen sowie entsprechender Kommunikation
* Beantragung von Entsendebescheinigungen für Mitarbeitende
* Ansprechpartnerin für Angelegenheiten der betrieblichen Altersvorsorge (VBLU)
* Unterstützung der Teamleitung Personal im laufenden Tagesgeschäft sowie sonstige Aufgaben im Rahmen der optimalen Personalverwaltung
Zum Erfolg stehen folgende Qualifikationen:
* Abschluss im Bereich Bürokommunikation z.B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikationen
* Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Bereich Reisestelle und/oder Personalwesen
* Kenntnisse und praktische Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung; im Bundesreisekostengesetz und der Auslandsreisekostenverordnung sowie im Bereich der Personalverwaltung, des TVöD Bund sowie des Arbeitsrechts
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Word und Schrift, Englischkenntnisse sind von Vorteil
* Hohe Eigeninitiative, Kooperationsbereitschaft und gute Kommunikationsfähigkeiten auf allen betrieblichen Ebenen
* Bereitschaft, sich rasch in neue Aufgaben und Anforderungen einzuarbeiten
* Gute Anwenderkenntnisse gängiger Softwareprodukte (MS Office)
* Kenntnisse der Datenbank TMS sind von Vorteil
Folgende Attraktionsfaktoren bieten wir Ihnen:
* Viele Möglichkeiten zur eigenen Entwicklung und zum Gelingen
* Tarifliches Entgelt bis EG E9a TVöD Bund West
* Jahressonderzuwendung gemäß TVöD Bund
* Berufliche Fortbildungsmöglichkeiten
* Bis zu 30 Urlaubstage im Jahr
* Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit nach entsprechender Einarbeitung im Rahmen der Betriebsvereinbarung
* Deutschland-Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss / Tiefgaragenstellplatz
* Betriebliche Altersvorsorge (VBLU)
Wir begrüßen auch schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber und stellen sicher, dass die Anwendung des Bundesgleichstellungsgesetzes beachtet wird.
Ihre Zukunft beginnt hier!