Ihre Aufgaben: * Sie gestalten eigenverantwortlich administrative Abläufe im Team und unterstützen im Büroalltag, z. B. bei Bestellungen, Dienstreisen und Personalvorgängen. * Sie übernehmen die Organisation von Veranstaltungen (z. B. Konferenzen, Retreats, Gremiensitzungen, Workshops) von der Einladung bis zur Logistik vor Ort. * Sie betreuen externe Gäste (z. B. Patientenvertreter:innen, internationale Delegationen, Großspender, externe Wissenschaftler:innen). * Sie koordinieren eigenständig komplexe Terminabläufe mit hoher Eigenverantwortung und Weitblick. * Sie wirken aktiv an der Steuerung strategischer Projekte mit und halten Meilensteine selbstständig nach. * Sie strukturieren und pflegen Ablagesysteme und Verzeichnisse eigenständig und sorgfältig. * Sie erstellen professionelle Unterlagen, Präsentationen und Dokumentationen, häufig in englischer Sprache. * Sie sorgen mit Blick fürs Detail dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren und reagieren flexibel auf kurzfristige Änderungen und Prioritäten. Ihr Profil: * Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B. im kaufmännischen, organisatorischen, verwaltungsnahen oder serviceorientierten Bereich. * Sie bringen bereits Erfahrung in Büroorganisation, Veranstaltungsplanung oder Assistenz mit und überzeugen durch Organisationsgeschick sowie eine strukturierte Arbeitsweise. * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere für die Kommunikation mit internationalen Partnern, werden vorausgesetzt. * Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme sicher und bringen die Bereitschaft mit, sich in neue Tools einzuarbeiten. * Sie denken mit, finden pragmatische Lösungen im Alltag und behalten auch bei komplexen Aufgaben und parallelen Anforderungen den Überblick. * Sie sind bereit, sich bei Veranstaltungen auch zeitlich flexibel einzubringen. Unser Angebot: Hervorragende Rahmenbedingungen: modernste state-of-the-art Infrastruktur und Möglichkeit zum internationalen Austausch auf Spitzenniveau 30 Tage Urlaub Flexible Arbeitszeiten Vergütung nach TV-L inkl. betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen Möglichkeit zur mobilen Arbeit und Teilzeitarbeit Familienfreundliches Arbeitsumfeld Nachhaltig zur Arbeit: Vergünstigtes Deutschland-Jobticket Entfalten Sie Ihr volles Potenzial: gezielte Angebote für Ihre persönliche Entwicklung fördern Ihre Talente Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet ein ganzheitliches Angebot für Ihr Wohlbefinden