Ihre Aufgaben:
* Verwaltung des Kalenders, der Termine und der Reiseplanung der Geschäftsführung
* Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Besprechungsunterlagen
* Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mails, Telefonate, Briefe) und Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern
* Unterstützung bei Projektkoordination, Recherche und Datenerhebung zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen
* Pflege vertraulicher Unterlagen und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Organisation
* Verantwortung für den täglichen Büroablauf, einschließlich Telefonmanagement, allgemeiner Korrespondenz und Empfang von Gästen
* Koordination der Büroorganisation, Besprechungsräume und Veranstaltungsplanung sowie Abwicklung der Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Partnern und Behörden
* Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation von Kosten, Belegen und Rechnungen
* Unterstützung von Sales, Marketing, Operations und weiteren Abteilungen bei bürobezogenen Aufgaben sowie Organisation interner und externer Meetings, Konferenzen und Firmenveranstaltungen
* Vorbereitung von Agenden, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von To-dos sowieo Professionelle Repräsentation des Unternehmens im Gästemanagement und in der Kommunikation mit Stakeholdern
Ihre Qualifikationen:
* Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Fachgebiet
* Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Office Manager oder Executive Assistant, idealerweise im Umfeld von Medizintechnik, Pharma oder kleinen Unternehmen.
* Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen
* Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
* Hohe Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace (Excel/Sheets, Word/Docs, PowerPoint/Slides, Outlook/Calendar)
* Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und serviceorientierte Arbeitsweise
* Selbstständige, proaktive und detailorientierte Arbeitsweise
Ihre Vorteile:
* Spannendes, innovatives Umfeld mit internationalem Flair
* Geplante Übernahme in Festanstellung bei unserem Kunden
* Kontinuierliche Betreuung während des Kundeneinsatzes
* Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
* Hohes Maß an Eigenverantwortung
* Homeoffice-Möglichkeit
* Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
* Attraktive, leistungsorientierte Vergütung