Nicht nur im Vertrieb, auch „hinter den Kulissen" sorgen wir für eine Weltklasse Kunden- und Kandidatenerfahrung. Für unsere starkwachsende Niederlassung in Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (w/m/d). In dieser Funktion arbeitest Du in einem internationalen Umfeld eng mit der Niederlassungsleitung und unseren verschiedenen internen Abteilungen zusammen.
Du wirst Teil eines dynamischen Teams und profitierst von exzellenter Weiterbildung, innovativer Technologie und attraktiven Benefits. Gestalte jetzt deine berufliche Zukunft bei Robert Half, dem globalen Marktführer im Bereich Talentlösungen.
Deine Aufgaben
1. Eigenständige Steuerung der täglichen Office-Abläufe, von der Vorbereitung der Meeting-Räume über Terminorganisation bis zur effizienten Post- und Dokumentenverarbeitung
2. Professionelles Empfangsmanagement sowie verantwortungsvolle Steuerung aller Telefon- und E-Mail-Kommunikationskanäle
3. Bedarfsmanagement im Rahmen der proaktiven Beschaffung, Überwachung und Optimierung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
4. End-to-End Organisation von Meetings, Kundenterminen, Business Trips sowie internen und externen Events
5. Erstellung interner Kommunikationen und zielgerichtete Weiterleitung relevanter Informationen an Vertrieb, Backoffice und alle relevanten Stakeholder
6. Erstellung, Pflege und visuelle Aufbereitung von Präsentationen, Reports und Protokollen
7. Administrativer Sparringspartner (w/m/d) für den lokalen Vertrieb sowie das Leadership-Team
8. Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende im Daily Business, sowie Support im Onboarding- und Offboarding-Prozess
9. Schnittstellen-Management zu HR, IT, Legal, Marketing sowie externen Partnern und Lieferanten - inklusive aktiver Steuerung sämtlicher Kommunikationsflüsse
10. Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen administrativen Team und weiteren standortübergreifenden Teams des Operational Support
11. Proaktives Prozessmanagement durch Identifikation von Optimierungspotenzialen, Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen und aktive Umsetzung gemeinsam mit dem Office-Management-Leadership
12. Support im Recruiting-Prozess durch Veröffentlichung, Pflege und Verwaltung von Stellenanzeigen auf der Unternehmenswebsite und auf externen Jobplattformen
Dein Profil
13. Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Business Administration bzw. Office-Management oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
14. Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management oder einer vergleichbaren administrativen Rolle
15. Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsmentalität, gepaart mit hoher Eigeninitiative und professionellem Auftreten
16. Strukturierte, organisierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
17. Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
18. Hands-on Mentalität und pro-aktive Herangehensweise
19. Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit modernen Kollaborationstools
20. Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
21. Die Fähigkeit, sich flexibel auf eine sich stetig entwickelnde Umgebung einzustellen
22. Schnelle Auffassungsgabe und Spaß im Umgang mit neuen technischen Tools
Was wir bieten
Bei Robert Half investieren wir in dein finanzielles und persönliches Wohlbefinden mit Benefits, die zu dir passen. Unser Leistungspaket umfasst:
23. Ein attraktives Gehalt und umfassende Zusatzleistungen
24. Transparente, leistungsabhängige Boni
25. Flexibilität, die zur Work-Life-Balance beiträgt
26. Vielfältige Initiativen zur Förderung deines mentalen, körperlichen und finanziellen Wohlbefindens
27. Umfassendes Onboarding und kontinuierliche Weiterbildung durch erstklassige Trainings
28. Zugang zu modernster Technologie und Tools, die dir zum Erfolg verhelfen
29. Anerkennung individueller und gemeinsamer Erfolge - durch Incentives und Recognition-Programme
30. Nationale und internationale Karrieremöglichkeiten innerhalb von Robert Half
Standort: Düsseldorf
Gestalte deine Zukunft mit uns
Bei Robert Half begegnen wir Menschen mit ganz unterschiedlichen Hintergründen und helfen ihnen, ihre Zukunft erfolgreich zu gestalten. Wir verändern Leben und schaffen außergewöhnliche Karrieren - durch sinnstiftende Arbeit mit echtem Einfluss.