Im Auftrag eines namhaften Unternehmens mit Sitz in Eschborn sind wir auf der Suche nach einer/m Assistenz (m/w/d).
Dieses spannende Stellenangebot richtet sich an engagierte Fachkräfte, die ihre Expertise in einem dynamischen und internationalen Umfeld einbringen möchten.
Deine Mission:
* Selbstständige Leitung des Abteilungssekretariats
* Unterstützung der Teams im operativen Tagesgeschäft
* Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen inklusive Raumplanung für Besprechungen
* Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
* Terminmanagement: Koordination, Überwachung und Führung von Wiedervorlagen
* Organisation und Vor-/Nachbereitung von Team- und Projektbesprechungen
* Eigenverantwortliche Erstellung geschäftlicher Korrespondenz
* Strukturierte Büroorganisation und Dokumentenablage (digital und analog) inkl. Archivpflege
* Planung und Durchführung von Team- und Mieterveranstaltungen
* Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
* Vertretung innerhalb des Assistenzteams bei Urlaub oder Abwesenheit
* Mitwirkung bei der Erstellung von Miet- und Werkverträgen, Nebenkostenabrechnungen sowie bei rechtlichen und versicherungstechnischen Angelegenheiten
* Pflege und Administration von Datenbanken
* Koordination von Terminen mit Mietern, Übergaben, Rücknahmen und Besichtigungen
* Unterstützung bei Reporting-Aufgaben sowie bei der Erstellung von Businessplänen
* Erfassung und Pflege von Debitoren sowie Mitwirkung im Auftragswesen
Das solltest Du mitbringen:
* Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, immobilienspezifische oder vergleichbare Ausbildung
* Sie bringen mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung mit – idealerweise aus der Immobilienbranche
* Sie haben fundierte Kenntnisse im Backoffice- und Assistenzbereich
* Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich; zudem besitzen Sie umfassende SAP-Kenntnisse, insbesondere in den Bereichen Auswertungen, Stammdatenpflege und digitale Mieteraktenverwaltung
Das bietet unser Kunde:
* Überdurchschnittliche Vergütung: Ein attraktives Gehaltspaket, das Leistung anerkennt
* Zukunftssicher aufgestellt: Betriebliche Altersvorsorge zur finanziellen Absicherung
* Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und 30 Urlaubstage für persönliche Freiräume
* Wertschätzendes Arbeitsumfeld: Flache Hierarchien, offener Austausch und gelebte Feedback-Kultur
* Entwicklung mit Perspektive: Gezielte Förderung von Fort- und Weiterbildungen