Über PFM Intelligence Die PFM Intelligence Group ist ein globales Daten- und Analyseunternehmen, das sich auf Personenzählung, Besucherinformationen und Standortdaten spezialisiert hat. Unsere Technologie und Analysen helfen Unternehmen dabei, zu verstehen, wie Menschen mit physischen Räumen interagieren, und ermöglichen so eine bessere Entscheidungsfindung im Einzelhandel, an Flughäfen, Verkehrsknotenpunkten und in öffentlichen Umgebungen. Mit Niederlassungen in ganz Europa und einem wachsenden internationalen Kundenstamm kombiniert PFM fortschrittliche Sensortechnologie, Datenverarbeitung und Analysekompetenz, um unseren Kunden zuverlässige, umsetzbare Erkenntnisse zu liefern. Wir sind ein kooperatives, internationales Unternehmen, in dem die Mitarbeiter Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen und dazu beitragen, unseren Kunden hochwertige Lösungen zu liefern.
Über die Stelle Wir suchen einen Finanz- und Personalkoordinator zur Unterstützung der täglichen Verwaltung unseres Büros in Berlin. Diese Position untersteht dem Geschäftsführer in Berlin und fungiert als zentrale administrative Unterstützung für das lokale Büro. Die Stelle umfasst die Koordination des Büros, die Finanzverwaltung und die Unterstützung der Personalabteilung, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten. Sie arbeiten eng mit dem Berliner Team zusammen und stimmen sich regelmäßig mit den Finanz- und Personalabteilungen der Gruppe ab, um sicherzustellen, dass lokale Prozesse, Dokumentationen und Berichte korrekt abgewickelt werden. Die Stelle eignet sich gut für jemanden, der gerne organisiert, koordiniert und in einem geschäftigen Büroumfeld unterstützt und der stolz darauf ist, für einen reibungslosen Ablauf der Verwaltungsprozesse zu sorgen.
Ihre Aufgaben Bürokoordination · Hauptverantwortlicher für die administrative Unterstützung des Büros in Berlin · Koordination des täglichen Bürobetriebs und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs · Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und Lieferantenbeziehungen · Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen, dem Zugang zum Büro und der Einrichtung neuer Mitarbeiter · Unterstützung bei lokalen Aktivitäten zur Mitarbeiterbindung und der Organisation des Büros Finanzverwaltung · Korrekte und fristgerechte Erstellung von Kundenrechnungen · Unterstützung bei der Nachverfolgung von Forderungen, falls erforderlich · Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben gemäß den Unternehmensrichtlinien · Vorbereitung von Unterlagen für die monatliche Umsatzsteuererklärung · Koordination mit dem Finanzteam der Gruppe bei der routinemäßigen Finanzverwaltung Personalverwaltung · Pflege von Mitarbeiterunterlagen, Verträgen und Personalunterlagen · Unterstützung bei Ein- und Austrittsprozessen · Koordination der Gehaltsabrechnungen mit externen Lohnbuchhaltungsdienstleistern · Nachverfolgung von Abwesenheiten, Vertragsaktualisierungen und Personaldaten · Unterstützung bei der Verwaltung von Reise-, Schulungs- und Leistungssystemen
Was wir suchen · Erfahrung in den Bereichen Büroverwaltung, Koordination, Personalverwaltung oder Finanzverwaltung · Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail · Zuverlässige und strukturierte Herangehensweise an administrative Aufgaben · Selbstbewusstes Auftreten im Umgang mit Kollegen, Lieferanten und externen Partnern · Fließende/muttersprachliche Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse · Professionelle Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen · Sicherer Umgang mit Systemen, Dokumentationen und Routineprozessen Von Vorteil · Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld · Vertrautheit mit Rechnungsstellung, Lohnabrechnung oder Mehrwertsteuerverwaltung · Erfahrung im Umgang mit Finanz-, Personal- oder ERP-Systemen
Was wir bieten · Eine abwechslungsreiche Tätigkeit zur Unterstützung des Tagesgeschäfts unseres Berliner Büros · Die Möglichkeit, eng mit dem Geschäftsführer und internationalen Kollegen innerhalb der PFM zusammenzuarbeiten · Einblick in Finanz-, Personal- und Verwaltungsprozesse innerhalb eines globalen Unternehmens · Ein kooperatives und unterstützendes Arbeitsumfeld · Die Möglichkeit, zum reibungslosen Ablauf eines wachsenden internationalen Unternehmens beizutragen · Ein wettbewerbsfähiges Gehalt von ca. 30.000 bis 40.000 € pro Jahr, je nach Erfahrung
Warum bei PFM arbeiten? Bei der PFM Intelligence Group werden Sie Teil eines internationalen Unternehmens, das Technologie, Daten und Analysen kombiniert, um Organisationen dabei zu helfen, besser zu verstehen, wie Menschen mit physischen Räumen interagieren. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, eine wichtige Rolle in unserem Berliner Büro zu übernehmen, den täglichen Geschäftsbetrieb zu unterstützen und eng mit dem Geschäftsführer und Kollegen aus unseren globalen Teams zusammenzuarbeiten. Sie werden Teil eines kooperativen und unterstützenden Arbeitsumfelds sein, in dem Zuverlässigkeit, Eigenverantwortung und Teamarbeit geschätzt werden. Als Teil eines wachsenden internationalen Unternehmens erhalten Sie einen umfassenden Einblick in die Bereiche Finanzen, Personalwesen und Bürobetrieb und tragen zum reibungslosen Ablauf der Organisation bei, während Sie wertvolle Erfahrungen in verschiedenen Unternehmensfunktionen sammeln. Reisekostenpauschale zum Büro
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About PFM Intelligence PFM Intelligence Group is a global data and analytics company specialising in people counting, visitor insights and location intelligence. Our technology and analytics help organisations understand how people interact with physical spaces, enabling better decision-making across retail, airports, transport hubs and public environments. With offices across Europe and a growing international client base, PFM combines advanced sensor technology, data engineering and analytics expertise to deliver reliable, actionable insights to our customers. We are a collaborative, international organisation where people take ownership of their work and contribute to delivering high-quality solutions for our clients.
About the Role We are looking for a Finance & HR Coordinator to support the day-to-day administration of our Berlin office. This role reports to the Managing Director in Berlin and acts as the central administrative support for the local office. The position combines office coordination, finance administration and HR support, ensuring the smooth running of daily operations. You will work closely with the Berlin team while coordinating regularly with Group Finance and HR functions to ensure that local processes, documentation and reporting are handled accurately. The role is well suited to someone who enjoys organising, coordinating and supporting a busy office environment, and who takes pride in ensuring that administrative processes run smoothly.
What you’ll be doing Office Coordination · Acting as the main administrative support for the Berlin office · Coordinating day-to-day office operations and ensuring the office runs smoothly · Managing office supplies, equipment and supplier relationships · Supporting meeting logistics, office access and new starter setup · Assisting with local employee engagement activities and office organisation Finance Administration · Raising customer invoices accurately and on time · Supporting accounts receivable follow-ups where required · Processing employee expenses in line with company policies · Preparing documentation to support monthly VAT submissions · Coordinating with the Group Finance team on routine finance administration HR Administration · Maintaining employee records, contracts and HR documentation · Supporting onboarding and offboarding processes · Coordinating payroll inputs with external payroll providers · Tracking absences, contractual updates and personnel data · Supporting administration of travel, training and benefit systems
Who we’re looking for · Experience in an office administration, coordination, HR administration or finance administration role · Strong organisational skills and attention to detail · A reliable and structured approach to managing administrative tasks · Confidence communicating with colleagues, suppliers and external partners · Fluent/ Native German and good working English · Professional discretion when handling sensitive information · Comfort working with systems, documentation and routine processes Nice to Have · Experience working in an international company environment · Familiarity with invoicing, payroll or VAT administration · Experience using finance, HR or ERP systems
What we offer · A varied role supporting the day-to-day operations of our Berlin office · The opportunity to work closely with the Managing Director and international colleagues across PFM · Exposure to finance, HR and office administration processes within a global organisation · A collaborative and supportive working environment · The opportunity to contribute to the smooth running of a growing international business · Competitive salary of approximately €30,000-€40,000 per year, depending on experience
Why Join PFM? At PFM Intelligence Group, you’ll be joining an international organisation that combines technology, data and analytics to help organisations better understand how people interact with physical spaces. This role offers the opportunity to become a key part of our Berlin office, supporting the day-to-day running of the business and working closely with the Managing Director and colleagues across our global teams. You’ll be part of a collaborative and supportive working environment where reliability, ownership and teamwork are valued. As part of a growing international company, you’ll gain broad exposure to finance, HR and office operations, contributing to the smooth running of the organisation while building valuable experience across multiple business functions. Travel allowance to the office