IN VIA Aachen e.V.
Office-Manager*in gesucht
Wir suchen ab sofort eine/n Leiter*in (m/w/d) für unseren Fachbereich Verwaltung / zentrale Dienste mit einem Beschäftigungsumfang von 29,25 Wochenstunden (75% BU).
Your Tasks
Verwaltungsmanagement:
1. Planung, Organisation, Überwachung und Optimierung aller Verwaltungsprozesse
2. Sicherstellung der reibungslosen Abläufe zwischen den Bereichen Personal- und Buchhaltungsabteilung und Büroorganisation
3. administrative sowie organisatorische Unterstützung insbesondere im Rahmen der Vor- und Nachbereitung zur Teilnahme an Sitzungen und Ausschüssen
Finanzmanagement:
4. Erstellung von Finanzberichten und Analysen
5. Zusammenarbeit mit externen Prüfern und Behörden und Gremien
6. Akquise von Fördermitteln und Gewinnung von Kooperationspartnern
Personalmanagement:
7. Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams
8. Verantwortung für Personalbeschaffung, -entwicklung und -management
9. Schaffung einer wertschätzenden Führungskultur mit geeigneten Instrumenten und Kommunikationswegen
10. Durchführung von Mitarbeitergesprächen und Förderung eines positiven Arbeitsklimas im Bereich der Verwaltung
11. Auseinandersetzung mit dem Personal-, Arbeits- und Tarifrecht in Anbetracht der sich ändernden Arbeitsrechtslage und der wirtschaftlichen Auswirkungen
Dokumentation und Compliance
12. Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und behördlicher Auflagen durch ein wirksames internes Kontrollsystem
13. Pflege von relevanten Dokumentationen und Akten
Kommunikation und Zusammenarbeit:
14. Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, den Fachbereichen und den Vorständinnen
15. Kommunikation mit externen Partnern und Interessengruppen
Our Expectations
16. Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation
17. Mehrjährige Berufserfahrung im Management, idealerweise im sozialen Bereich
18. Fundierte Kenntnisse in den relevanten Gesetzen, Vorschriften und Regelsystemen der Sozialwirtschaft, vor allem im Bereich der AVR (Arbeitsvertragsrichtlinien im Deutschen Caritasverband)
19. Fundierte Kenntnisse im Bereich der Lohn- und Finanzbuchhaltung
20. Fundierte Kenntnisse im Finanzmanagement und in der Budgetierung
21. Fundierte EDV Kenntnisse
22. Führungserfahrung und hohe soziale Kompetenz
23. Hohes Maß an Selbstständigkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein sowie Kommunikations- und Moderationsstärke, gepaart mit strategischem Denken
24. Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
25. Kommunikationsstärke und Teamorientierung
What We Offer
26. Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
27. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
28. Ein angenehmes Arbeitsumfeld und flexible Arbeitszeiten
29. Die Möglichkeit, einen positiven Beitrag für die Gesellschaft zu leisten
30. alternierende Telearbeit
31. Bike-Leasing
32. Vergütung, zusätzliche Altersversorgung und sonstige Sozialleistungen nach den Arbeitsvertragsrichtlinien des Caritasverbands (AVR)
33. Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
Additional Information
Wenn Sie die genannten Anforderungen erfüllen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Sollten Sie die genannten Anforderungen nur zum Teil erfüllen, sehen und sehnen sich nach dieser Aufgabe, dann benennen Sie uns Ihre Motivationsgründe und Ihr Entwicklungspotenzial.
Es geht uns vornehmlich um eine Person, die die täglichen, operativen Betriebsabläufe und die Umsetzung der Geschäftsstrategien in ihrer Position entscheidend mitträgt und für die Verbesserung von Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse innerhalb unseres Verbandes sorgt.
IN VIA Aachen e.V. begrüßt die Gleichstellung aller Menschen und freut sich deshalb über Bewerber*innen unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Behinderung oder geschlechtlicher Identität ausdrücklich.
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse) gerne im PDF Format alsbald per E-Mail an
IN VIA Aachen e.V.
Patricia Waller
Krefelder Str. 23
52070 Aachen
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.