Beschreibung
Wir suchen einen Absolutverantwortlichen, der unser operatives Tagesgeschäft auf Vordermann bringt. Der Schwerpunkt liegt in der Unterstützung unserer Geschäftsführung, Umsetzung von Veränderungsprojekten und Führung einer kleinen Teammitarbeiter.
Deine Aufgaben:
* Führung des operativen Tagesgeschäfts: Entscheidungen innerhalb definierter Rahmen treffen, z.B. Personalentscheidungen, Prozesse, operative Entscheidungen, Dienstleister, Tools, Events, rechtliche Koordination, Compliance.
* Meetings & Strukturen: Kernmeetings (Weekly Ops, Monatsabschluss, Recruiting-Review) mit klarer Agenda, Verantwortlichkeiten und Deadlines führen. Meeting- und Reporting-Standards im ganzen Unternehmen etablieren.
* Prozesse & Automatisierung: SOP-Fabrik: Über CS, HR, Academy, IT & Consulting hinweg – Do → Document → Demonstrate → Delegate. → Fokus auf smarte Prozesse und Automatisierung.
* Founder Buyback: Klassische EA-Aufgaben (Kalender, Inbox, Reisen, Vendor Comms, Event-Logistik, Office Management) durchführen und dabei eine/n Werkstudenten/in an deine Seite haben.
* Teams: HR / Hiring, Academy, CS / Ops, Office Management, B2B Consulting Team.
Deine Ergebnisse nach 90 Tagen:
* 20+ Stunden pro Woche Entlastung der Geschäftsführung; Backlog ist aufgeräumt - und bleibt es auch.
* Reporting Strukturen für alle Abteilungen in deiner Verantwortung sind etabliert.
* Finance-Maschine: Buchhaltung, Monatsabschluss ≤10 Werktage, Budget-vs-Actuals Reporting.
* CS & Ops Altlasten sind aufgeräumt.
* Recruiting-Prozesse laufen; Onboarding & Offboarding Prozesse optimiert, Verträge aktualisiert.
* Büroorganisations-Prozesse stehen, externe Dienstleister & Facilities laufen wie am Schnürchen.
Voraussetzungen
Wir suchen folgende Qualifikationen:
* Mehrjährige operative Erfahrung in Scale-ups mit 50–200 Mitarbeitenden.
* Erfahrung in Recruiting & Hiring Pipelines (von Planung über Sourcing bis Pre-CEO Interviews).
* Finance-Ops: Buchhaltung, Monatsabschluss, Reporting (DATEV-Erfahrung bevorzugt; Google Sheets / Excel Erfahrung Must Have).
* Legal: Vertragsvorlagen, Reviews, Kommunikation mit Anwälten.
* SOP-Erstellung und Einführung von Projektmanagement-Tools (Notion/Asana-Niveau).
* Erfahrung mit staatlich geförderter Bildung ist ein Plus.
* Selbst einmal gegründet: Auch ein klares Plus.
* Verhandlungssicher Deutsch & Englisch.
* Tools: Notion, HubSpot, DATEV, Personio, Asana. AI-Affinity Pflicht.
Vorteile
* Gehalt: Fixum TBD, VSOP nach Probezeit + Performance-Bonus (gebunden an Entlastungsstunden, Erfolge und Speed).
* Standort: Vor Ort in München (minimaler Reiseaufwand).
* Umfang: Vollzeit, CET-Arbeitszeiten.
* Reporting: Direkte Berichtslinie an den CEO; enge Spiegelung mit dem CTO. Erste 90 Tage mit Werkstudenten Unterstützung (to be hired).
Wachstumsperspektiven
* Wenn du die 90-Tage-Outcomes meisterst → Scope-Erweiterung Richtung VP Operations.
* Mit zunehmender Skalierung → COO-Perspektive, sobald Systeme stehen und Executive Ownership gebraucht wird.
Unsere Werte
Lösungsorientierte Positivität, Geschwindigkeit, Vertrauen & Loyalität, Team first, Pragmatismus.
Nicht verhandelbar
Ownership, Urgency, Pragmatismus, Diskretion, Street Smarts, Humor.
Dealbreaker
Negativität, Unzuverlässigkeit, Drama, Low Performance, schlechte Kommunikation.