Assistenz (m/w/d) der Geschäftsleitung Schmieder ist seit über 30 Jahren der regionale Spezialist in der Direktvermittlung von kaufmännischen und technischen Fach- und Führungskräften. Nur eine Bewerbung reicht, um von unserem großen Netzwerk zu profitieren. Wir begleiten Sie 100 % kostenfrei auf dem Weg zu Ihrem Traumjob in der Region Bodensee-Oberschwaben. Im Auftrag unseres Kunden, einem innovativen und nachhaltigen Familienunternehmen im Großraum Friedrichshafen, suchen wir eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung in Teil- oder Vollzeit (ab 30 Stunden pro Woche) und unbefristeter Festanstellung. Ref. 45577 Aufgaben Unterstützung der Geschäftsleitung bei Terminplanung, Koordination und Priorisierung von organisatorischen und operativen Abläufen im Tagesgeschäft Eigenständige Pflege und Verwaltung des eANV Programms im elektronischen Abfallnachweisverfahren inklusive Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Begleit und Übernahmescheinen Sicherstellung der Einhaltung abfallrechtlicher Vorgaben sowie Mitwirkung bei der praktischen Umsetzung gesetzlicher Anforderungen wie Nachweisverordnung und Kreislaufwirtschaftsgesetz Sorgfältige Vorbereitung, formale Prüfung und strukturierte Nachbearbeitung abfallrechtlich relevanter Unterlagen sowie Erstellung von Auswertungen, Statistiken und aussagekräftigen Berichten Organisation und Verwaltung von Geschäftskorrespondenz und Dokumenten sowie Planung und Abwicklung von Dienstreisen und externen Terminen Koordinierung und Planung von Einsätzen in Abstimmung mit internen Bereichen und externen Partnern, zum Beispiel Disposition von Personal, Fahrzeugen oder Dienstleistungen Laufende Kommunikation und Abstimmung mit Behörden, Entsorgungspartnern und Kunden zur Sicherung reibungsloser Prozesse Vorbereitung von Kundenabrechnungen sowie Unterstützung bei kaufmännischen Abläufen im operativen Tagesgeschäft Pflege, Aktualisierung und strukturierte Administration von Datenbanken sowie Kunden und Geschäftspartnerkontakten Wahrnehmung der Rolle als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, Behörden und externen Dienstleistern Eigenverantwortliche Übernahme administrativer Aufgaben zur spürbaren Entlastung der Geschäftsleitung Anforderungen Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann (m/w/d), Bürokaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation Relevante Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion mit Verantwortung im Tagesgeschäft Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für professionelle Korrespondenz und Dokumentation Ausgeprägte organisatorische Stärke mit strukturierter Arbeitsweise und Erfahrung in der Koordination von Abläufen und kleineren Projekten Hohe Kommunikationsfähigkeit mit verbindlichem Auftreten und ausgeprägter Serviceorientierung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten mit klarer Prioritätensetzung sowie hohes Verantwortungsbewusstsein Benefits Unbefristeter Arbeitsplatz in einem krisensicheren Unternehmen Flache Hierarchien und ein teamorientiertes Arbeitsumfeld Gezielte Unterstützung zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung Firmenfeiern zu besonderen Anlässen wie Weihnachten, Sommerfesten und Jubiläen Intensive Einarbeitung und Onboarding, damit Sie richtig ankommen und sich in Ihre Aufgaben einfinden können Spannende Tätigkeiten bei mit eigenem Gestaltungsspielraum Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bei weiteren Fragen freut sich Frau Dilger auf ein persönliches Gespräch unter 07502 9449-242.