Save Your Power. Empower Your Savings – mit ivoflow.
Wir bei ivoflow verfolgen eine klare Mission: Globale Industrieunternehmen dabei zu unterstützen, volle Transparenz über ihren strategischen Einkauf zu gewinnen und mithilfe unserer Spend Analytics Plattform Einsparpotenziale automatisch aufzudecken.
Als zukunftsorientiertes, innovationsgetriebenes Tech-Unternehmen verbinden wir modernste Software mit langjähriger Einkaufsexpertise im internationalen Kontext. Zu unseren Kunden zählen weltweit bekannte Marken wie Jaguar Land Rover, Zwilling, die Unternehmensgruppe Fischer und Dräxlmaier.
Werde Teil eines Teams, in dem Innovation gelebt wird und jede:r seine individuellen Stärken einbringen kann.
Aufgaben
Deine Rolle
Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale Vertrauensperson und das organisatorische Herzstück von ivoflow. Du arbeitest täglich eng mit den Gründern Daniel Demuth und Nicolas Neubauer zusammen, übernimmst übergreifende Verantwortung und sorgst dafür, dass das gesamte Unternehmen reibungslos funktioniert – von Finanzen über HR bis hin zu Events und Compliance.
Deine Aufgaben
Finanzplanung & Reporting
* Pflege und Auswertung des Finanzplans in Excel (Kostenstellen, Soll/Ist-Vergleich)
* Vorbereitung und Aktualisierung des Liquiditäts- und Salesplan
* Vorarbeit des monatlichen Investorenberichts sowie Abgleich mit Bankkonten
* Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie Nachverfolgung offener Posten
* Vorbuchung in DATEV Unternehmen Online sowie Rechnungsprüfung
* Reisekostenabrechnungen
Personal & HR
* Vorauswahl von Bewerbungen und aktive Mitarbeit im Recruiting-Prozess
* Zusammenarbeit mit externen Recruitern
* Koordination der Gehaltsläufe
* Dokumentation von Jahresgesprächen und Zielvereinbarungen
* Erstellung von Onboarding-Plänen und -Checklisten
* Tracking von Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
* Planung von Team-Events und Firmenveranstaltungen
* Reiseplanung und -koordination sowie Verwaltung von unserer Zeiterfassungs-Software
Compliance & Qualitätsmanagement
* Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen im Rahmen von ISO 27001 und ISO 9001
* Unterstützung bei Audit-Vorbereitungen und Zertifizierungsprozessen
Vertriebsunterstützung
* Koordination von Kundenterminen und Marktrecherchen
* Mitwirkung bei der Organisation von Messen, Marketing-Events und Webinaren
Office Management
* Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags: Bestellungen, Post, Ablage
* Ansprechpartner für externe Dienstleister und Serviceanbieter
* Mitgestaltung und Design unseres modernen Büros in Koblenz
Qualifikation
Dein Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Erfahrung in einer ähnlichen Position
* Ausgeprägtes Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit Excel (Formeln, Pivot, Auswertungen)
* Sehr strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
* Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Geschäftsinformationen
* Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein hoher Qualitätsanspruch
* Nutzung und Erlernen von AI Tools (Chat GPT, Claude) zur Unterstützung in alltäglichen Aufgaben
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Outlook
* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
Benefits
Was wir Dir bieten
· Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern
· Startup-Kultur mit namhaften Enterprise-Kunden
· Abwechslungsreiche & verantwortungsvolle Aufgaben
· Modernes Büro in Koblenz + flexible Arbeitszeiten
· Weiterbildungsbudget und persönliche Entwicklung
· Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen
Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Bitte sende uns deinen Lebenslauf sowie deinen frühestmöglichen Einstiegstermin und deine Gehaltsvorstellung.
Wir melden uns schnellstmöglich. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Save Your Power. Empower Your Savings — with ivoflow.
At ivoflow, we’re on a mission: to enable global manufacturing enterprises to gain full transparency over their strategic spend and to uncover cost-saving opportunities—automatically and intelligently.
As a forward-thinking, innovation-driven tech company, we combine cutting-edge software with years of procurement expertise in an international context. Our customers include renowned global brands such as Jaguar Land Rover, Zwilling, Fischer, and Dräxlmaier.
We’re growing steadily—and we’re looking for curious minds, problem-solvers, and innovators to join us on this journey.
Be part of a team where we’re building a culture of innovation where everyone to leverage their individual strengths.
Together, we’re shaping the future of procurement technology.