Wir sind eine 2011 gegründete Boutique-Kanzlei in Meerbusch-Büderich. Mit aktuell acht Teammitgliedern gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für erfolgreiche Unternehmerinnen/Unternehmer und hochvermögende Privatpersonen in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein.
Sekretärin / Assistentin mit KI-Affinität & exzellenten Office-Skills (m/w/d)
Standort: PLZ 40667 Meerbusch-Büderich | Umfang: Vollzeit (40 h), Mo–Fr
* * * UnternehmerKompositionen - sinnstiftende Konzepte * * *
Sind Sie eine sehr erfahrene Sekretärin oder Assistentin und suchen ein wertschätzendes, herausforderndes Umfeld im Raum Düsseldorf, in dem Sie sich selbst und Ihre Lösungsstrategien permanent weiter entwickeln können, dürfen und müssen? Dann könnten wir zusammen passen.
Rahmenbedingungen
* Vollzeit (40 h), 5-Tage-Woche (Mo–Fr)
* Beginn: schnellstmöglich
* Gehalt: verhandelbar, abhängig von Qualifikation
* Einsatzort: vor Ort / Homeoffice in Ausnahme oder Notfall
Aufgaben:
* Souveräne Unterstützung für Geschäftsführung, Beraterin & Mandantenbetreuung
* Prozess- und Ablage-Optimierung (Digitalisierung, Automatisierung, Standard-Arbeits-Anweisungen/SAA)
* Vorlagen- und Schriftsatzarbeit in Word (Muster, Textbausteine, Qualitätssicherung)
* E-Mail-, Kalender- und Aufgabensteuerung in Outlook (Regeln, Suchordner/„intelligente Postfächer“, Delegationen)
* PDF-/Scanning-Workflows mit OCR, saubere Benennung & Ablage in Team Drive
* Datenaufbereitung & Auswertungen in Excel (z. B. Pivot, Plausibilitätschecks)
* Terminorganisation, Telefon/Empfang, Besprechungs-Vor-/Nachbereitung
* Rechnungs- und Forderungsmanagement, Postbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung
* Koordination von Geldwäsche- und Datenschutzprozessen (etabliert)
* Organisation von Bestellungen & Retouren
Ihr Profil:
Must-have Fachkompetenzen (nicht verhandelbar)
* macOS-Expertise (5+ Jahre, tägliche Praxis): Systemeinstellungen, Benutzer/Rechte, Dateiorganisation, Shortcuts; Automatisierung (Kurzbefehle/Automator, ggf. Hazel/Keyboard Maestro).
* Word (Office 365, exzellent): echte .dotx/.dotm-Vorlagen mit Formatvorlagen, Feldern, Kopf/Fuß; Schnellbausteine/Textbausteine, Serienbriefe, Dokumentschutz, Versions- und Änderungsmanagement.
* Outlook für Mac (sehr gut): intelligente Postfächer/Suchordner, Regeln (inkl. Prioritäten/„Stop processing“), Mehrkonto-/Shared-Mailbox-Handling, Delegationen, Kalender-Serien & Kategorien, E-Mail→Aufgabe/Termin-Workflows.
* PDF/OCR: Durchsuchbare PDFs erzeugen, mehrseitig zusammenführen/teilen, Kommentieren/Stempeln; konsequente Dateibenennung & Ablage in Team Drive nach klaren Regeln.
* KI im Office-Alltag (tägliche Routine): aktive Accounts (z. B. ChatGPT, Perplexity ), sicheres Prompting (Zusammenfassen, Umformulieren, Checklisten, SAA-Entwürfe, E-Mail-Entwürfe), Neugier auf neue Tools und Evaluierung ihres Nutzens.
* Excel (sehr gut): strukturierte Tabellen und Auswertungen, XVERWEIS/INDEX-VERGLEICH, WENN-Logik, Datenbereinigung, Grund-Diagramme, (ggf. Pivot)
Weitere Pluspunkte
* Sehr strukturierte Arbeitsweise, hohe Detailtreue, dokumentierte Qualitätssicherung
* Erfahrung mit Task-/Prozess-Tools (z. B. TimO) und sauberer Übergabe/Dokumentation
* Grundverständnis für rechtlich/steuerlich sensible Dokumente und deren sorgfältige Handhabung
Anforderungen
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Sekretariat/Assistenz/Büroleitung) mit mehrjähriger Berufserfahrung
* Hohe Technik- und Automatisierungsaffinität – Freude am Verbessern, Testen, Standardisieren
* Sehr gute Deutschkenntnisse,
* solide Englischkenntnisse
Was wir bieten:
* Attraktives Gesamtpaket: 40-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage
* Regelmäßige, monatliche Feedback-Gespräche
* Konstruktive Fehlerkultur (auch in Richtung der Geschäftsführung)
* Wöchentlichen Team-Austausch
* Erwartung von laufenden Fort- und Weiterbildungen zur ständigen Verbesserung
* Hochwertiger Arbeitsplatz: Einzel- Büros für konzentriertes Arbeiten, Begegnungsbereiche für Austausch und Kommunikation, angenehmes Ambiente, wohnliche Einrichtung mit Echtholzmöbeln u. Teppichen, begrünte Aussenterrassen für bestmögliche Erholung in den Pausen, etc.
* Mac-Hardware (MacBook, iPhone, ipad, etc.)
* Daten-Umgebung : cloudbasierte Arbeit und Server mit VPN-Zugang
* Arbeitsort: Aufgrund der Aufgaben vor Ort in 40667 Meerbusch-Büderich
* Homeoffice: später mit 1 Tag/ Woche möglich, sowie in Ausnahmefällen nach Absprache
Unser Auswahlprozess (transparent)
* 1.) Kurzes Telefonat als Tech-Interview: ca. 15 Minuten
Outlook-Regelset/Suchordner-Logik, macOS-Automatisierung, Datenqualität
* 2.) Intensiv-Telefonat mit GF: ca. 60 Minuten
Erstes Kennenlernen auch der persönlichen Ebene am Telefon. Vertiefte wechselseitige Fragen klären.
* 3.) Probearbeiten vor Ort ca. 3-4 h
Wir lernen uns live kennen. Wir Sie. Sie uns. Für die gestellten Aufgaben stellen wir voll funktionsfähige Original-Technik zur Verfügung.
* Word: .dotx-Vorlage mit Bausteinen & sauberer Formatarchitektur
* OCR/Team Drive: Scan→OCR→Benennung→Ablage nach Vorgabe
* KI-Mini-Workflow: SAA-Entwurf + 3-Satz-Summary inkl. Prompts
* Excel: kleine Pivot-Auswertung mit Diagramm und Kurzinterpretation
Interesse geweckt?
Falls Sie es bis hierhin ausgehalten haben, und immer noch lesen, scheint es irgendwie zu passen. Dann sollten Sie sich unbedingt melden.
Senden Sie gerne Ihre aussagekräftige Bewerbung mit 1.) Lebenslauf, 2.) Zeugnissen und 3.) einem individuellen, persönlichen Anschreiben per E-Mail an: bewerbung@unternehmerkompositionen.de
Wir freuen uns auf Sie!
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Kontakt
Adelheid Mertel-Klinkner
+49 176 70308475
bewerbung@unternehmerkompositionen.de
Standort
Meerbusch