WIR SUCHEN
Für unseren neuen Standort in Hamburg -Langenhorn suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.
Wir suchen die zentrale Schnittstelle, die unseren neuen Standort im Alltag am Laufen hält und einen Mix aus Eventmanagement, Reisebüro, (kleiner)Fuhrpark, Bestellwesen und Facilitymanagement koordinieren kann.
DEINE AUFGABEN
1. Du bist erste Anlaufstelle am Standort – persönlich, telefonisch und per Mail
2. Empfang & Betreuung von Kund:innen, Gästen, Dienstleister:innen und Modellen
3. Organisation & Vorbereitung von Meetings, Kundenterminen und Sonderproduktionen
4. Reise- und Hotelbuchungen für Kund:innen und Mitarbeitende
5. Standortübergreifendes Bestellwesen
6. Post, Kuriere, Eingangs-/Ausgangslogistik im Office-Kontext
7. Schnittstelle zur Buchhaltung: Rechnungsprüfung/-vorbereitung, Kasse, Kreditkartenbelege (keine Buchhaltungstätigkeit, aber sauberer Vorlauf)
8. Ansprechpartner:in für Facility-Themen: Ordnung, Sauberkeit, Dienstleistersteuerung (z. B. Reinigungsunternehmen)
9. Verwaltung des standortübergreifenden (kleinen) Fuhrparks sowie Abstimmung mit Leasing-/Vertragspartnern
10. Unterstützung bei Events und Team-Veranstaltungen (Planung, Orga, Umsetzung)
11. Sonderaufgaben und Projekte im Auftrag der Standortleitung / Geschäftsführung
DEIN PROFIL
12. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar (gern Hotellerie, Agentur, Event, Studio-Umfeld)
13. Mehrjährige Erfahrung im Office Management / Empfang / Assistenz – oder du kommst aus einem Umfeld, in dem du „alles zusammenhältst“
14. Sehr organisiert, hands-on, verbindlich – und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
15. Sicher in MS Office
16. Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch in Wort und Schrift
17. Führerschein Klasse B
DEIN UMFELD
18. Viel Abwechslung und Verantwortung im Tagesgeschäft
19. Direkte Zusammenarbeit mit Standortleitung, Teams und externen Partnern
20. Ein Umfeld, in dem Pragmatismus und Verlässlichkeit zählen