Wir sind eine 2011 gegründete Boutique-Kanzlei in Meerbusch-Büderich. Mit aktuell acht Teammitgliedern gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für erfolgreiche Unternehmerinnen / Unternehmer und hochvermögende Privatpersonen in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein.
Sekretärin / Assistentin mit KI-Affinität & exzellenten Office-Skills (m/w/d)
Standort: 40667 Meerbusch-Büderich
* * * UnternehmerKompositionen - sinnstiftende Konzepte * * *
Sind Sie eine sehr erfahrene Sekretärin oder Assistentin und suchen ein wertschätzendes, herausforderndes Umfeld im Raum Düsseldorf, in dem Sie sich selbst und Ihre Lösungsstrategien permanent weiter entwickeln können, dürfen und müssen? Dann könnten wir zusammen passen.
Rahmenbedingungen
Vollzeit (40 h), 5-Tage-Woche (Mo-Fr)
Beginn: schnellstmöglich
Gehalt: verhandelbar, abhängig von Qualifikation
Einsatzort: vor Ort / Homeoffice in Ausnahme oder Notfall
Aufgaben:
Souveräne Unterstützung für Geschäftsführung, Beraterin und Mandantenbetreuung
Prozess- und Ablage-Optimierung (Digitalisierung, Automatisierung, Standard-Arbeits-Anweisungen / SAA)
Vorlagen- und Schriftsatzarbeit in Word (Muster, Textbausteine, Qualitätssicherung)
E-Mail-, Kalender- und Aufgabensteuerung in Outlook (Regeln, Suchordner / „intelligente Postfächer“, Delegationen)
PDF- / Scanning-Workflows mit OCR, saubere Benennung und Ablage in Team Drive
Date naufbereitung und Auswertungen in Excel (z. B. Pivot, Plausibilitätschecks)
Terminorganisation, Telefon / Empfang, Besprechungs-Vor- / Nachbereitung
Rechnungs- und Forderungsmanagement, Postbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung
Koordination von Geldwäsche- und Datenschutzprozessen (etabliert)
Organisation von Bestellungen und Retouren
Ihr Profil:
Must-have Fachkompetenzen (nicht verhandelbar)
macOS-Expertise (5+ Jahre, tägliche Praxis) : Systemeinstellungen, Benutzer / Rechte, Dateiorganisation, Shortcuts; Automatisierung (Kurzbefehle / Automator, ggf. Hazel / Keyboard Maestro).
Word (Office 365, exzellent) : echte dotx- / dotm-Vorlagen mit Formatvorlagen, Feldern, Kopf / Fuß; Schnellbausteine / Textbausteine, Serienbriefe, Dokumentschutz, Versions- und Änderungsmanagement.
Outlook für Mac (sehr gut): intelligente Postfächer / Suchordner, Regeln (inkl. Prioritäten / „Stop processing“), Mehrkonto- / Shared-Mailbox-Handling, Delegationen, Kalender-Serien und Kategorien, E-Mail → Aufgabe / Termin-Workflows.
PDF / OCR : Durchsuchbare PDFs erzeugen, mehrseitig zusammenführen / teilen, Kommentieren / Stempeln; konsequente Dateibenennung und Ablage in Team Drive nach klaren Regeln.
KI im Office-Alltag (tägliche Routine) : aktive Accounts (z. B. ChatGPT, Perplexity ), sicheres Prompting (Zusammenfassen, Umformulieren, Checklisten, SAA-Entwürfe, E-Mail-Entwürfe), Neugier auf neue Tools und Evaluierung ihres Nutzens.
Excel (sehr gut) : strukturierte Tabellen und Auswertungen, XVERWEIS / INDEX-VERGLEICH, WENN-Logik, Datenbereinigung, Grund-Diagramme, (ggf. Pivot).
Weitere Pluspunkte
Sehr strukturierte Arbeitsweise, hohe Detailtreue, dokumentierte Qualitätssicherung
Erfahrung mit Task- / Prozess-Tools (z. B. TimO) und sauberer Übergabe / Dokumentation
Grundverständnis für rechtlich / steuerlich sensible Dokumente und deren sorgfältige Handhabung
Anforderungen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Sekretariat / Assistenz / Büroleitung) mit mehrjähriger Berufserfahrung
Hohe Technik- und Automatisierungsaffinität - Freude am Verbessern, Testen, Standardisieren
Sehr gute Deutschkenntnisse
solide Englischkenntnisse
Was wir bieten:
Attraktives Gesamtpaket: 40-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage
Regelmäßige, monatliche Feedback-Gespräche
Konstruktive Fehlerkultur (auch in Richtung der Geschäftsführung)
Wöchentlichen Team-Austausch
Erwartung von laufenden Fort- und Weiterbildungen zur ständigen Verbesserung
Hochwertiger Arbeitsplatz : Einzel- Büros für konzentriertes Arbeiten, Begegnungsbereiche für Austausch und Kommunikation, angenehmes Ambiente, wohnliche Einrichtung mit Echtholzmöbeln u. Teppichen, begrünte Außenterrassen für bestmögliche Erholung in den Pausen, etc.
Mac-Hardware (MacBook, iPhone, iPad, etc.)
Daten-Umgebung : cloudbasierte Arbeit und Server mit VPN-Zugang
Arbeitsort : Aufgrund der Aufgaben vor Ort in 40667 Meerbusch-Büderich
Homeoffice : später mit 1 Tag / Woche möglich, sowie in Ausnahmefällen nach Absprache
Unser Auswahlprozess (transparent)
1.) Kurzes Telefonat als Tech-Interview : ca. 15 Minuten
Outlook-Regelset / Suchordner-Logik, macOS-Automatisierung, Datenqualität
2.) Intensiv-Telefonat mit GF : ca. 60 Minuten
Erstes Kennenlernen auch der persönlichen Ebene am Telefon. Vertiefte wechselseitige Fragen klären.
3.) Probearbeiten vor Ort ca. 3-4 h
Wir lernen uns live kennen. Wir Sie. Sie uns. Für die gestellten Aufgaben stellen wir voll funktionsfähige Original-Technik zur Verfügung.
Word : dotx-Vorlage mit Bausteinen und sauberer Formatarchitektur
OCR / Team Drive : Scan → OCR → Benennung → Ablage nach Vorgabe
KI-Mini-Workflow : SAA-Entwurf + 3-Satz-Summary inkl. Prompts
Excel : kleine Pivot-Auswertung mit Diagramm und Kurzinterpretation
Interesse geweckt?
Falls Sie es bis hierhin ausgehalten haben, und immer noch lesen, scheint es irgendwie zu passen. Dann sollten Sie sich unbedingt melden.
WICHTIG!
Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung ausschließlich per E-Mail an: bewerbung@unternehmerkompositionen.de mit:
1.) einem individuellen, persönlichen Anschreiben, 2.) Lebenslauf, 3.) Zeugnissen.
Um eine effiziente Bearbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen zu gewährleisten, weisen wir darauf hin, dass nur vollständige Unterlagen Berücksichtigung finden.
Wir freuen uns auf Sie!