Ein Assistenz der Geschäftsführung ist gesucht, die sich als Karrierepartnerin engagiert und effizient in ihren Aufgaben umgeht.
In dieser Schlüsselrolle sichern Sie effiziente Abläufe im Executive Management - Ihr Beitrag ist organisatorisch wie strategisch essenziell und ein zentraler Baustein für den weiteren Erfolg des Unternehmens. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, operative & administrative Unterstützung zu leisten.
Operative & Administrative Unterstützung:
Als erstes übernehmen Sie eigenverantwortliche Büroorganisation, Postmanagement und Dokumentenablage. Zudem bereiten Sie Vorbereitungen von Terminen, Meetings und Entscheidungsvorlagen vor.
Travel- & Expense-Management:
Für die Planung und Organisation von Geschäftsreisen (inklusive Visabeschaffung) sind Sie verantwortlich. Darüber hinaus wickeln Sie Reisekostenabrechnungen mit SAP Concur ab und kontrollieren diese.
Kommunikations- & Schnittstellenfunktion:
Sie fungieren als erster Ansprechpartner für nationale und internationale Standorte. Zudem koordinieren Sie Genehmigungsworkflows, Freigaben und Rechnungsprüfungen sowie betreuen Sie Gäste und organisieren Catering und Event-Abläufe in Zusammenarbeit mit HR.
Key-User & Website-Management:
Außerdem spielen Sie eine Rolle als Key-User/in für SAP Concur und unterstützen Kolleg:innen bei der Schulung und dem Support. Daneben pflegen Sie die Unternehmenswebsite und koordinieren digitale Inhalte.
Anforderungen
* Abgeschlossenes Studium (BWL, Business Administration) oder kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement)
* 3-5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Assistenz‑ bzw. Executive‑Assistant‑Funktion
* Sehr sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise erste SAP-Kenntnisse
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Ausgeprägtes Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und strukturierte, proaktive Arbeitsweise
* Hohe Diskretion, Integrität und Zuverlässigkeit
Vorteile
* Festanstellung & Sicherheit: Unbefristeter Vertrag
* Attraktives Vergütungspaket: Wettbewerbsfähiges Gehalt inklusive tariflicher Zusatzleistungen
* Flexibilität & Balance: Moderne Arbeitsumgebung, flexible Arbeitszeiten und Business-Bike-Leasing optional
* Wachstum & Entwicklung: Umfassende Einarbeitung, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und echte Aufstiegsperspektiven
* Teamspirit: Kollegiales, unterstützendes Umfeld mit offener Feedbackkultur