Die Stelle im Überblick
1. Sie bearbeiten Termin- und Raumanfragen und nehmen Reservierungen im Buchungssystem (Rubin) vor
2. Sie organisieren Terminverschiebungen, Reservierungsänderungen und die Verlegung von Veranstaltungen
3. Sie stimmen alle Terminbelange für die Lehre mit den entsprechenden Abteilungen ab
4. Sie unterstützen die Vergabe und optimale Auslastung der an der Charité vorhandenen Räume und Zusatzleistungen
5. Sie unterstützen die Leitung bei der Wahrnehmung von Sonderaufgaben und strategischen Projekten
6. Sie klären Veranstaltungsanforderungen / Zusatzleistungen wie Medientechnik, Ausstellungs- und Cateringflächen sowie Möblierung mit allen Beteiligten
7. Sie beraten interne und externe Veranstalter bei der Veranstaltungsplanung / - durchführung in den Räumlichkeiten der Charité
8. Sie koordinieren Servicepartner wie Caterer oder das Charité Facility Management
9. Sie erstellen Angebote, Nutzungsverträge, Ablaufpläne und Leistungsbelege
Danach suchen wir
10. Abgeschlossenes Fachhochschulstudium oder vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt und langjähriger Berufserfahrung in den Bereichen Raummanagement / Veranstaltungsservice
11. Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung
12. Sie sind kommunikationsstark sowie vertriebs-, kunden- und serviceorientiert
13. Sie arbeiten selbständig und eigenverantwortlich und verlieren dabei nie den Blick für das Team
14. Sie verfügen über Organisationstalent, Qualitätsbewusstsein, große Flexibilität und Belastbarkeit
15. gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Outlook)
16. Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift
17. Kenntnisse der Raummanagementsoftware RUBIN sind von Vorteil
Das bringt die Charité mit
18. Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
19. Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
20. Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
21. Fahrradleasing über JobRad möglich, Fahrradwerkstatt mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
22. Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
23. Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie
24. Berücksichtigung von Dienstplanwünschen