Projektassistenz für Immobilienwirtschaft
Wir suchen eine erfahrenen Projektassistentin/Konstante, die verantwortungsbewusst und strukturiert arbeitet.
* Sie werden in der administrativen Unterstützung zur Bau-Projektorganisation tätig sein, insbesondere im Bereich Dokumentation, Terminpflege und Kommunikation.
* Die Vorbereitung, Nachverfolgung und Ablage von Verträgen (Bau-, Planer-, Nachunternehmerverträge) im digitalen Dokumentenmanagementsystem ist eine ihrer Aufgaben.
* Sie werden projektbezogene Daten in Kostenkontrollsystemen wie Alasco oder SAP pflegen und kontrollieren, z.B. Erfassung von Aufträgen, Rechnungen, Bürgschaften.
* Bei der Erstellung von Berichten, Entscheidungsvorlagen und Projektdokumentationen wird sie mitwirken, z.B. Statusberichte oder Projekthandbücher.
* Organisation und Koordination von Projektbesprechungen, Bieter- und Vergabeterminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung stehen auf ihrem Zeitplan.
* Als Schnittstelle im Projektteam wird sie kommunikativ tätig sein, insbesondere zu internen Kollegen, externen Planern, Gutachtern, Baufirmen und Kunden.
* Sie wird Geschäftsreisen organisieren (Hotel-, Bahn-, Flugbuchungen sowie Mietwagenreservierungen) für Projektbeteiligte.
* Die Nachverfolgung projektkritischer Fristen, z.B. Abgabefristen oder behördliche Vorgaben, wird ihre Aufgabe sein.
Wir erwarten:
* Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Projektassistenz, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbar.
* Berufserfahrung in der Assistenz von Projektteams in der Bau-, Immobilienwirtschaft.
* Ein grundlegendes Verständnis projektbezogener Prozesse.
* Sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und MS Teams.
* Ein Umgang mit SAP oder Kostenmanagement-Software (z.B. Alasco) sowie ein Bezug zur Bau- oder Immobilienwirtschaft sind von Vorteil.
* Organisationsfähigkeit und eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise.
* Teamfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung gegenüber Projektleiter*innen und externen Beteiligten.
* Selbstständigkeit, hohe Eigenmotivation und Bereitschaft, Verantwortung im eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen.
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten.
* Belastbarkeit, Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe, auch bei parallelen Projektaufgaben.
* Reisebereitschaft bei Bedarf.