Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Willkommen bei der Black Forest Medical Group
Wir suchen Verstärkung in Freiburg – eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unser Team unterstützt. Du bist die erste Ansprechperson für Gäste und Kolleg*innen, sorgst für einen professionellen Empfang und unterstützt gleichzeitig die Geschäftsführung in organisatorischen Fragen. So übernimmst du eine wichtige Rolle im täglichen Miteinander und gestaltest aktiv unseren Büroalltag mit.
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Unterstützung bei internen Events
Unterstützung bei internen Kommunikationsmaßnahmen (z.B. Rundmails)
Vertragsverwaltung: Ablage und Archivierung von Verträgen der Geschäftsführung
Vertretung von Verwaltungs- und Administrationsaufgaben bei Abwesenheiten Vertriebsassistenz
Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung:
Terminmanagement: Planung, Koordination und Überwachung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
Büroorganisation: Strukturierung von Abläufen, Verwaltung von Dokumenten und Korrespondenz derGeschäftsführung, insb. papierloses Office (Scan & Ablage von Dokumenten)
Vertretung: In bestimmten Situationen Entscheidungen im Namen der Geschäftsführung treffen
Vertrauliche Aufgaben: Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten
Erstellung von Schriftstücken für die Geschäftsführung: Briefe, Berichte, Präsentationen und Protokolle verfassen (PPT, Excel, Word, OneNote)
Vorbereitung & Durchführung von Meetings für die Geschäftsführung: Unterstützung bei Reden, Präsentationen für Meetings, Protokollführung
Projektunterstützung für die Geschäftsführung: Mitarbeit bei strategischen Projekten und Nachverfolgung von Aufgaben
Budgetüberwachung (Executive Budget): Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellenverwaltung
Planung & Nachverfolgung von Entscheidungen der Geschäftsführung: Sicherstellen, dass Beschlüsse umgesetzt werden
Sicherer Umgang mit Telefon & MS Office von Vorteil
Erste Erfahrung im Assistenz-, Empfangs- oder Office-Bereich wünschenswert, aber kein Muss
Ein kollegiales und wertschätzendes Umfeld
Als erfolgreiches, global agierendes und professionell geführtes Familienunternehmen in der Medizintechnik leisten wir an unserem Standort in Freiburg einen wichtigen Beitrag. Als Mitglied des Black Forest Medical Teams bearbeitest Du spannende Aufgaben, denen Du Dich zusammen mit netten und engagierten KollegInnen in einer interessanten, zukunftsorientierten Branche stellst. Große Gestaltungsspielräume und konsequentes, nachhaltiges Handeln ermöglichen es uns, täglich das Beste für die Gesundheit der Menschen weltweit zu geben.
Black Forest Medical Group
Frau Fabienne Gallinger
Dein Arbeitgeber ist die pro med instruments GmbH.