Bedrijfsomschrijving
Empfangsassistenz (m/w/d)
Standort: Kölner
Functieomschrijving
Deine Aufgaben:
* Sie organisieren den Empfangsbereich und fungieren als erste Ansprechperson für Besucher sowie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
* Sie übernehmen die Verantwortung für die Telefonzentrale, die Postbearbeitung sowie den Empfang von Besuchern, Boten, Paketdiensten, Handwerkern und weiteren Dienstleistern
* Sie kümmern sich um die Bestellung von Büromaterialien und unterstützen bei der Koordination von Besprechungsräumen und Terminbuchungen
* Sie betreuen Mandantentermine sowie interne Veranstaltungen – von der Getränkeversorgung bis zur Organisation von Catering
* Sie wirken bei der Organisation von Dienstreisen mit und unterstützen bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen
* Sie begleiten neue Kolleginnen und Kollegen während der Einarbeitungsphase
* Die Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Rechnungen gehört ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich
Functie-eisen
Anforderungen:
* Sie verfügen über erste Berufserfahrung – idealerweise in einer vergleichbaren Branche oder in einem dienstleistungsorientierten Umfeld, wie beispielsweise der Hotellerie oder Beratung
* Als Persönlichkeit mit ausgeprägtem Kommunikations- und Organisationstalent denken Sie vorausschauend und arbeiten sowohl im Team als auch eigenständig und verantwortungsbewusst
* Mit Ihrer schnellen Auffassungsgabe erfassen Sie neue Aufgaben zügig und unterstützen das Tagesgeschäft effizient
* Auch in hektischen Momenten behalten Sie einen kühlen Kopf, setzen klare Prioritäten und handeln souverän
* Sie beherrschen die deutsche Sprache verhandlungssicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse