Ihre Aufgaben
Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:
1. selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
2. Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvor- und nachbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV, Verbuchung von Studienleistungen
3. Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen und mündlichen Prüfungen
4. Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
5. Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
6. diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
7. Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
8. Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen
Die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben erfolgt zu 50 % in englischer Sprache. Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:
9. Ermittlung von Finanzbedarfen
10. Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
11. Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
12. Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten
Unser Angebot
13. Vergütung nach E7 TV-L
14. unbefristet
15. Vollzeit
16. interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
17. Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
18. Vereinbarkeit von Familie und Beruf
19. sicherer Arbeitsplatz
20. fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
21. flexible Arbeitszeiten
22. 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am und ;
23. FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
24. Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
25. gute Verkehrsanbindung
26. betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
27. kollegiale Zusammenarbeit
28. offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
29. spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
30. modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
31. vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)
Ihr Profil Das erwarten wir
32. abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement)
33. alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
34. nachgewiesene Kenntnisse in der englischen Sprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
35. Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
36. gute Anwendungskenntnisse im Bereich der Datenverarbeitung und in gängiger Software (MS Office, Internetbrowser etc.)
37. sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
38. Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
39. kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
40. selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
41. sehr gute Kommunikationsfähigkeit
42. Flexibilität
43. Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten
Das wünschen wir uns
44. Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
45. Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
46. Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
47. SAP-Kenntnisse