Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Die Aufgaben
* Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats sowie professionelle Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz
* Umfassende und vorausschauende Unterstützung der Geschäftsführung in operativen und strategischen Fragestellungen
* Strategische Vor- und Nachbereitung und Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokollen
* Effizientes Termin-, Agenda- und Prioritätenmanagement inkl. proaktiver Nachverfolgung von Maßnahmen
* Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsführungs-, und Gesellschafterversammlungen inklusive Protokollführung auf Managementebene
* Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Führungskräften, Fachabteilungen sowie externen Partnern (Schnittstellenmanagement)
* Eigenständige interne und externe Kommunikation im Namen der Geschäftsführung sowie repräsentative Wahrnehmung gegenüber Kunden, Partnern und Gästen
* Übernahme und Koordination von Sonderprojekten der Geschäftsführung sowie Nachverfolgung von Deadlines und Projektergebnissen
* Planung, Organisation und Koordination von internen und externen Firmenevents (z. B. Management-Meetings, Mitarbeiterveranstaltungen, Kundenevents) in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
* Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie Übernahme von Aufgaben im Reise- und teilweise Vertragsmanagement
* Planung und Organisation der Bewirtung von Gästen und Besuchern
Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung
* Ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie eine sehr strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
* Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Loyalität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
* Souveränes, professionelles Auftreten auf allen Hierarchieebenen
* Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
* Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
Wir bieten
* Ein mittelständisches Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
* Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement und weitere Sozialleistungen
* Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit engagierten Teams
* Fundierte Einarbeitung, großes Vertrauen und viel Raum für Eigeninitiative