Als "Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft" schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Dienstleistungseinheiten "Buchhaltung", "Haushalt und Finanzen" sowie die Serviceeinheit "Finanzen" ab 01.01.2026 unbefristet zwei
Teamassistenzen (w/m/d)
Voll- und Teilzeit
Tätigkeitsbeschreibung
Alle allgemeinen Assistenztätigkeiten fallen in Ihren Zuständigkeitsbereich. Ferner unterstützen Sie die Führungskräfte bei Einstellungsvorgängen indem Sie Vorstellungsgespräche organisieren, den Arbeitsplatz vorbereiten und neue Mitarbeitende bei allen organisatorischen Fragen unterstützen. Sie kümmern sich um die Beschaffungen der Organisationseinheiten unter Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften. Die Einführung eines übergreifenden Dokumentenmanagementsystems sowie dessen Weiterentwicklung sind ein weiteres Aufgabenfeld. Besondere Bedeutung kommt der Budgetkontrolle für die Serviceeinheit Finanzen und die dazugehörigen Dienstleistungseinheiten zu. Hierbei kontrollieren Sie die korrekte Zuordnung von Ausgabepositionen, erstellen Hochrechnungen auch überjährig und leiten bei Bedarf Maßnahmen ab.
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Teamassistenz und der Sachbearbeitung. Fundierte EDV- und MS Office-Kenntnisse sind unerlässlich. Kenntnisse im Berichtswesen SAP-BW wären von Vorteil. Ein gewandtes und sicheres Auftreten sowie Organisationstalent und Teamfähigkeit setzen wir voraus. Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbstständige und planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus. Ein sensibler und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten sowie vertraulichen Informationen ist für Sie selbstverständlich.
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt
Bewerben Sie sich bitte online bis zum 28.11.2025 unter Angabe der Ausschreibung-Nr. 462/2025 bei Frau Yvonne Gemeinder, Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Personalservice, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Christine Bender, E-Mail: christine.bender@kit.edu .
Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.kit.edu
KIT - Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft