Das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ) ist eines der größten Krebsforschungszentren Europas. „Forschen für ein Leben ohne Krebs“ ist unsere Mission und hierfür arbeiten unsere Weltklassewissenschaftler:innen gemeinsam mit allen Mitarbeitenden.
Wir erforschen, wie Krebs entsteht, erfassen Krebsrisikofaktoren und suchen nach neuen Strategien, die verhindern, dass Menschen an Krebs erkranken. Wir entwickeln neue Methoden, mit denen Tumore präziser diagnostiziert und Krebspatient:innen erfolgreicher behandelt werden können. Jeder Beitrag zählt – ob in der Forschung, in der Administration oder der Infrastruktur. Das macht unsere tägliche Arbeit so bedeutungsvoll und spannend.
Die Abteilungen "Intelligente Medizinische Systeme“ und "Medizinische Bildverarbeitung" suchen zur Verstärkung des abteilungsübergreifenden Sekretariatsteams ab April 2026 eine:n
Sekretär:in / Abteilungsassistent:in (m/w/d)
Kennziffer: 2026-0018
* Heidelberg
* Vollzeit
* "Intelligente Medizinische Systeme“ und "Medizinische Bildverarbeitung"
Sie sind erste:r Ansprechpartner:in für die Mitarbeiter:innen in den Abteilungen und mitverantwortlich für den reibungslosen Ablauf des gemeinsamen Sekretariats. Dabei erwartet Sie ein motiviertes Team mit ca. 120 Mitarbeiter:innen und ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, welches insbesondere die folgenden Tätigkeiten umfasst.
Ihre Aufgaben:
* Erledigung allgemeiner Bürowirtschafts- und Organisationsaufgaben sowie Planung von Veranstaltungen und Meetings
* Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
* Mitbetreuung/Koordinierung des Abteilungsbudgets
* Bearbeitung von Dienstreisen (im Inland/Ausland) sowie Krankmeldungen von Mitarbeiter:innen
* Eventmanagement (Organisation nationaler und internationaler Workshops und Konferenzen)
* Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
* Pflege und Erstellung der abteilungsspezifischen Datenbanken
* Bearbeitung der Abteilungswebseiten
* Durchführung von Recherchearbeiten sowie Aufbereitung von Ergebnissen (Deutsch und Englisch)
* Eigenständiges Schreiben der abteilungsinternen und externen Korrespondenz (Briefe, E-Mails usw. auf Deutsch und Englisch)
Ihr Profil:
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. Neben Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit (Deutsch und Englisch) verlangt die Stelle ein hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative. Die Fähigkeit zur strukturierten, selbstständigen Arbeit sowie ein sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen sind Voraussetzung. Wir erwarten Teamfähigkeit, großes Engagement, Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit. Wichtig sind uns ein freundliches Auftreten sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Personen und Anforderungen einstellen zu können. Vorkenntnisse in allgemeinen Verwaltungstätigkeiten sowie Kenntnisse im Projektmanagement sind von Vorteil.
* Erledigung allgemeiner Bürowirtschafts- und Organisationsaufgaben sowie Planung von Veranstaltungen und Meetings
* Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
* Mitbetreuung/Koordinierung des Abteilungsbudgets
* Bearbeitung von Dienstreisen (im Inland/Ausland) sowie Krankmeldungen von Mitarbeiter:innen
* Eventmanagement (Organisation nationaler und internationaler Workshops und Konferenzen)
* Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
* Pflege und Erstellung der abteilungsspezifischen Datenbanken
* Bearbeitung der Abteilungswebseiten
* Durchführung von Recherchearbeiten sowie Aufbereitung von Ergebnissen (Deutsch und Englisch)
* Eigenständiges Schreiben der abteilungsinternen und externen Korrespondenz (Briefe, E-Mails usw. auf Deutsch und Englisch)
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. Neben Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit (Deutsch und Englisch) verlangt die Stelle ein hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative. Die Fähigkeit zur strukturierten, selbstständigen Arbeit sowie ein sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen sind Voraussetzung. Wir erwarten Teamfähigkeit, großes Engagement, Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit. Wichtig sind uns ein freundliches Auftreten sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Personen und Anforderungen einstellen zu können. Vorkenntnisse in allgemeinen Verwaltungstätigkeiten sowie Kenntnisse im Projektmanagement sind von Vorteil.