Ihre Aufgaben
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Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 25 Mitarbeitenden für beide Fachbereiche. Die Aufgaben umfassen:
* Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminverwaltung, Mitarbeit bei Prüfberichten und Gutachten, Verbrauchsmittelbeschaffung, Protokollführung, Bearbeitung des Postein- und ausgangs
* Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z.B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiterer fachlicher Anwendungen
* Organisation und Buchung von Dienstreisen aus Haushalts- und Drittmitteln
* Eigenständige Organisation des Sekretariats im Team der Abteilungssekretariate
* Mithilfe bei der Einweisung neuer Mitarbeitender, Auszubildender und von Gastwissenschaftlern in die internen Arbeitsabläufe und die Betreuung von in- und ausländischen Gästen und Besuchern
* Vorbereitung und Mitwirkung bei der Organisation von nationalen und internationalen Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen
* Annahme und Beantwortung oder gezielte Weiterleitung von externen schriftlichen oder telefonischen Anfragen (Firmen, Universitäten, andere Forschungseinrichtungen)
* Vertretung der anderen Fachbereichssekretariate der Abteilung
Ihre Qualifikationen:
* Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
* Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Power-Point etc.) und Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams)
* Kenntnisse in der Vorgangsbearbeitung mit der E-Akte (Fabersoft) sind von Vorteil
* Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
* Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
* Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
* Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
* Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
* Zielorientierte, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
* Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit
Unsere Leistungen:
* Interdisziplinäre Forschung an der Schnittstelle zu Politik, Wirtschaft und Gesellschaft
* Arbeit in nationalen und internationalen Netzwerken mit Universitäten, Forschungseinrichtungen und Industrieunternehmen
* Hervorragende Ausstattung und Infrastruktur
* Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten