Mit Spitzenforschung in den Bereichen ENERGIE, GESUNDHEIT und MATERIE engagieren sich rund 1.500 Mitarbeitende aus mehr als 70 Nationen am Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf (HZDR), um die großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit zu meistern.
Zur Verstärkung der Abteilung Gremien, Recht, Organisation suchen wir Sie als Assistenz des Wissenschaftlichen Direktors (w/m/d).
Die Position ist vorerst auf zwei Jahre befristet - eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
Das sind Ihre Aufgaben
1. Eigenständige Organisation und vorausschauende Pflege des Kalenders des Wissenschaftlichen Direktors: Sie koordinieren Termine, erkennen Terminkonflikte frühzeitig und bereiten Entscheidungsgrundlagen zur Priorisierung vor
2. Strukturierung des Tagesgeschäfts des Wissenschaftlichen Direktors: Sie sorgen für effiziente Abläufe, behalten Fristen im Blick und stellen die organisatorische Handlungsfähigkeit sicher
3. Erledigung des Schriftverkehrs des Wissenschaftlichen Direktors in deutscher und englischer Sprache (u. a. mit Ministerien sowie nationalen und internationalen Wissenschafts- und Forschungseinrichtungen)
4. Organisation und Abrechnung komplexer Dienstreisen des Wissenschaftlichen Direktors
5. Organisatorische Vorbereitung von Beratungen und Veranstaltungen sowie Gästebetreuung
6. Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen im SAP
Das zeichnet Sie aus
7. Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, vorzugsweise mit Abschluss als Fachwirt (w/m/d) bzw. Bachelor (Berufsakademie/HAW)
8. Mehrjährige einschlägige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise im Umfeld von Leitungsfunktionen
9. Sehr gutes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Termindichte den Überblick zu behalten und Priorisierungsvorschläge abzuleiten
10. Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise im eigenen Aufgabenbereich
11. Ausgeprägte Serviceorientierung und ein sicheres Gespür für professionelle Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen
12. Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
13. Belastbarkeit, Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit
14. Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise (Deutsch) sowie gute Englischkenntnisse
15. Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook) sowie digitalen Arbeitsmitteln, SAP-Grundkenntnisse sind wünschenswert
Das bieten wir Ihnen
16. Ein spannendes Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus
17. Eine hohe wissenschaftliche Vernetzung und wissenschaftliche Exzellenz
18. Die Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund) - u. a. 30 Urlaubstage pro Jahr, Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
19. Die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf unterstützen wir mit der Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung und zum mobilen Arbeiten sowie flexiblen Arbeitszeiten
20. Eine Vielzahl von Angeboten des betrieblichen Gesundheitsmanagements
21. Mitarbeiterrabatte bei namhaften Anbietern über die Plattform Corporate Benefits
22. Einen Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket Jobticket
Wir freuen uns über Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.), die Sie bitte ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal einreichen.
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