Ihr Verantwortungsbereich
Allgemeine Sekretariatstätigkeiten
1. Organisation: Sie führen das Chefarztsekretariat eigenständig und kollegial und sind zentrale Ansprechpartner:in für die organisatorischen Belange der Klinikmitarbeitenden.
2. Schreibtätigkeiten & Korrespondenz: Sie übernehmen alle administrativen Aufgaben, bearbeiten die allgemeine Korrespondenz sowie den Posteingang und -ausgang.
3. Terminmanagement: Sie planen und koordinieren Termine für Ambulanz und Privatambulanz.
4. Dienstplanung: Sie gestalten eigenständig den elektronischen Dienst- und Urlaubsplan.
5. Veranstaltungen & Reisen: Sie planen, organisieren und bereiten Veranstaltungen vor und übernehmen die Organisation von Dienstreisen.
6. Berichte & Auswertungen: Sie erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte zur Unterstützung der Klinikleitung.
Administrative Aufgaben
7. Teamkoordination: Sie koordinieren das Vertretungsteam und die damit verbundenen Prozesse.
8. Urlaubsplanung: Sie koordinieren und kontrollieren die Urlaubsplanung des Vertretungsteams sowie der Chefarztsekretariate.
9. Vertretungseinteilung: Sie teilen Mitarbeitende für Krankheits- und Urlaubsvertretungen ein.
10. Dienstberatung & Mitarbeitergespräche: Sie nehmen an Dienstberatungen teil und führen Mitarbeitergespräche.
11. Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für Chefärzte und Chefarztsekretariate.
12. Einarbeitung & Prozessklärung: Sie unterstützen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender und klären prozessorganisatorische Sachverhalte.
Vertretung der Sekretariate des Vorstandsvorsitzenden und der Wissenschaftlichen Vorständin
13. Sekretariatsvertretung: Sie übernehmen die vollumfängliche Vertretung des Sekretariats der Geschäftsführung.
14. Ansprechpartner: Sie sind zentrale Ansprechperson für andere Sekretariate und Stabstellen, z. B. QM, Presse und MWFK.
15. Beschaffungs- und Onboarding-Unterstützung: Sie bearbeiten Beschaffungsanträge für die Arbeitsplatzausstattung neuer Mitarbeitender im Vorstandsbereich und unterstützen das Ankommen neuer Teammitglieder.
Ihr Profil
16. Ausbildung: Sie verfügen mindestens über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung; ein erweiterter Abschluss ist von Vorteil.
17. Berufserfahrung: Idealerweise bringen Sie Erfahrung in der Leitung eines Sekretariats mit, dies ist jedoch keine Voraussetzung.
18. Fachkenntnisse: Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit deutscher Rechtschreibung und medizinischer Nomenklatur sowie Grundkenntnisse in Englisch.
19. Kommunikation & Auftreten: Sie haben exzellente Umgangsformen und treten sensibel sowie fachkundig im