Jobbeschreibung
Wir suchen eine Person für das Amt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Aufgabenbereich
* Allgemeine Geschäftszimmertätigkeiten wie die Bearbeitung von Zeit- und Urlaubskarten sowie Mitarbeit bei der Aufgabenerledigung der Fachdienststelle
* Assistenz im Bereich einfacher Sachbearbeitung, insb. bei Anordnungen, Rechnungsstellungen und Personenermittlungen
* Steuerung und Organisation der Kommunikationseingänge (zentrale E-Mail-Postfächer, elektronisches Behördenpostfach, Telefon, Fax, Post) und Terminverwaltung sowie Planung und Vorbereitung von Besprechungen für die Dienststelle und Organisation des Besprechungs- und Dienstwagenkalenders mit
* Unterstützung der Geschäftszimmermitarbeitenden, Vertretung im Geschäftszimmerbereich und Mitwirkung bei der Ausbildung
* Beschaffungen, Führen, Registrieren, Bearbeiten und Weiterleiten von zentralen Informationen der Dienststelle, z. B. Polizeimeldungen
* Auskünfte an interne und externe Beteiligte u.a. mit Bürgerkontakt
Voraussetzungen
* Abschluss als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement/Bürokommunikation oder Beschäftigte/-r mit abgeschlossener ersten Prüfung nach der Entgeltordnung (VKA)
* Beschäftigte/-r mit abgeschlossener kaufmännischer Ausbildung oder als Rechtsanwalts-, Justiz- oder Notarfachangestellte/-r
* Berufserfahrung im öffentlichen Dienst oder Sekretariats-/Assistenzbereich ist von Vorteil
* Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen
* Sorgfältiges, strukturiertes Arbeiten und gerne im Team
* Kommunikationsfähigkeit und ein sicheres freundliches Auftreten
* Fähigkeit, mit Termindruck und Unterbrechungen durch Telefon und Publikum umgehen
Wichtige Qualifikationen
* Erfahrung in der Bearbeitung von Personalakten und Datenbanken
* Kenntnisse in der Verwaltung von Dokumenten und Archivierung
* Einwandfreie mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Unser Unternehmen bietet eine interessante und herausfordernde Arbeitsumgebung, in der Sie Ihre Fähigkeiten und Ihr Wissen einbringen können.