Die Europäische Akademie Berlin (EAB) ist ein Ort der politischen Bildung, des internationalen Austauschs und der europäischen Verständigung. Wir bringen Menschen aus Politik, Verwaltung, Zivilgesellschaft, Wissenschaft, Medien und internationalen Netzwerken zusammen. Unsere Arbeit ist in Berlin verankert und europäisch wie international ausgerichtet.Für die Steuerung unserer internen Abläufe suchen wir eine Verwaltungsleitung (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Standards setzt und dafür sorgt, dass Finanzen, Prozesse und Teamführung belastbar aufgestellt sind. Du verantwortest die Verwaltung der EAB in einer Schlüsselrolle. Dabei geht es nicht nur darum, Abläufe ordentlich zu begleiten. Es geht darum, Strukturen tragfähig zu machen, finanzielle Steuerung sicherzustellen, Zuständigkeiten klar zu führen und im Alltag Verlässlichkeit herzustellen. Wer diese Rolle übernimmt, hält das Haus intern zusammen und schafft die Grundlage dafür, dass nach außen gute Arbeit möglich bleibt.Deine Aufgaben im Einzelnen:Leitung und Steuerung der Verwaltung der EAB; Reporting an Direktor und seine Stellver-tretungVerantwortung für Haushaltsplanung, Budgetkontrolle, Liquiditätsüberblick und kauf-männisches ControllingSicherstellung einer sauberen, fristgerechten und nachvollziehbaren Mittelbewirtschaf-tungBegleitung von Zuwendungen, Abrechnungen, Verwendungsnachweisen, Mittelabrufen und administrativen FörderprozessenVerantwortung für Ordnung, Transparenz und Verbindlichkeit in zentralen Verwaltungs-abläufenFührung und Koordination der Mitarbeitenden im VerwaltungsbereichEnge Zusammenarbeit mit Direktion, Studienleitung, Projektmanagement, Rezeption, externen Dienstleisterinnen und DienstleisternSteuerung administrativer Personalprozesse und verlässliche Begleitung arbeitsorgani-satorischer AbläufeWeiterentwicklung interner Prozesse, Routinen und StandardsFrühzeitiges Erkennen von Risiken, Engpässen und Fehlentwicklungen im Verwaltungs- und FinanzbereichMitwirkung an der Absicherung von Sondervorhaben dort, wo belastbare Verwaltung den Unterschied machtEin abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation in Verwaltung, Betriebswirtschaft, Public Management, Non-Profit-Management oder einem verwandten BereichMehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer verantwortlichen administrativen Leitungs- oder SteuerungsfunktionNachweisbare Erfahrung in Finanzsteuerung, Budgetverantwortung und administrativer ProzessführungSicherheit im Umgang mit zuwendungsrechtlichen, förderbezogenen oder öffentlich finanzierten Strukturen ist sehr erwünschtFührungskompetenz, Standfestigkeit und die Fähigkeit, Erwartungen klar zu formulieren und verbindlich einzufordernEine Arbeitsweise, die strukturiert, präzise, diskret und durchsetzungsfähig istEin professionelles Verständnis von Verantwortung, Loyalität, Kommunikation und institutioneller RolleSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftDigitale Souveränität und die Bereitschaft, Prozesse pragmatisch weiterzuentwickeln Was diese Rolle besonders machtWir suchen keine reine Sachbearbeitung auf Leitungsebene. Wir suchen eine Person, die führen kann und gestalten möchte. Eine Person, die Zahlen lesen, Prozesse ordnen, Prioritäten setzen und im richtigen Moment klar entscheiden kann. Eine Person, die nicht ausweicht, wenn es ver-bindlich werden muss.Diese Aufgabe passt zu Ihnen, wenn Sie Verwaltung nicht als Nebenbühne verstehen, sondern als Rückgrat einer Institution. Wenn Ihnen Standards wichtig sind. Wenn Sie sauber arbeiten. Wenn Sie Verantwortung nicht dekorativ, sondern operativ begreifen.Was wir bietenEine verantwortungsvolle Leitungsfunktion mit GestaltungsspielraumEine zentrale Rolle in einer renommierten Berliner Institution der politischen Bildung und internationalen BegegnungEin engagiertes Team und kurze AbstimmungswegeEin Arbeitsumfeld, in dem Sinn, Professionalität und internationale Perspektive zusammenkommenEine Vergütung, die sich an TV-L 12 orientiert (aktuell: Tarifvertrag 2023).Die Möglichkeit, Strukturen sichtbar zu verbessern und institutionelle Entwicklung mitzugestalten In einer ersten Runde lernen wir die Bewerber*innen in einem kurzen, digitalen Gespräch kennen (max. 20 Minuten).In einer zweiten Runde kommen wir dann direkt in der EAB zusammen und haben Zeit für einen vertieften Austausch. (ca. 1 Stunde)Die ersten Gespräche sollen in KW17 stattfinden.