Administrative Assistant / Operations Specialist (m/w/d) Referenznummer 68873 Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei komplexen administrativen Abläufen den Überblick und arbeiten gerne an der Schnittstelle zwischen verschiedenen Fachbereichen? Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, serviceorientierte Arbeitsweise aus und fühlen sich in einem internationalen Umfeld wohl? Dann bewerben Sie sich jetzt! Für unseren Kunden, ein international tätiges Technologieunternehmen im Bereich Halbleiterlösungen, suchen wir am Standort München zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Administrative Assistant / Operations Specialist (m/w/d) Die Position wird in Vollzeit und im Rahmen der langfristigen Arbeitnehmerüberlassung besetzt. Ihre Arbeitsaufgaben Administrative Unterstützung des Workplace Solution Teams Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Zahlungsanforderungen in internen Systemen inklusive Aufbereitung aller erforderlichen Begleitunterlagen Nachverfolgung des Rechnungszahlungsstatus sowie Eskalation von Abweichungen bei Bedarf Durchführung und Pflege von Kostenstellenaufteilungen Unterstützung bei der Budgeterstellung sowie Vorbereitung der Rückstellungsliste im Rahmen des Monatsabschlusses in Zusammenarbeit mit dem Team Enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung zur Überwachung des wöchentlichen Zahlungsstatus sowie zur Abwicklung monatlicher Lastschriftabrechnungen Unterstützung bei internen und externen Prüfungen im Zusammenhang mit Kosten im Bereich Workplace Solutions sowie Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Standards Regelmäßige Überprüfung und Verwaltung von Assets (z. B. mobile SIM-/eSIM-Karten, Kantinenkarten etc.) Ihre Vorteile Freuen Sie sich außerdem auf folgende Benefits: Unbefristeter Arbeitsvertrag 27 Urlaubstage bereits im ersten Beschäftigungsjahr Attraktive, übertarifliche Vergütung Tarifvertraglich abgesichertes Arbeitsverhältnis Kostenfreies Deutschlandticket Das bringen Sie mit Erste Berufserfahrung (ca. 1–2 Jahre) in einer administrativen, operativen oder kaufmännischen Support-Funktion, idealerweise in einem internationalen Umfeld Erfahrung im Umgang mit Rechnungen, Zahlungsprozessen oder finanzbezogener Dokumentation Sicherer Umgang mit Microsoft Excel; Kenntnisse in SAP sind von Vorteil Ausgeprägte Detailgenauigkeit sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren Gute Kommunikationsfähigkeit und souveränes Stakeholder-Management Hohe Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative und Flexibilität im Umgang mit kurzfristigen Anforderungen Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Deutschkenntnisse Ihre Bewerbung Schnell und einfach in 30 Sekunden über das Online-Formular oder per E-Mail mit Ihrem Lebenslauf bewerben! Weitere Informationen wie Anschreiben, Gehaltswunsch oder Verfügbarkeit sind optional möglich, aber im ersten Schritt nicht erforderlich. Ansprechpartner Piry Petra office-muc@worksmart.de 49 89 242948-0 WorkSmart Niederlassung München Theresienstraße 33 80333 München