Stellenbeschreibung
Einleitung Ab sofort suchen wir eine/n Personal Assistant & Officemanager*in in Berlin. Teilzeit · 20–30 Std. · mind. 3-4 Tage/Woche UNDPLUS ist ein Berliner Unternehmen an der Schnittstelle von Kreativität, Design und Strategie. Wir entwickeln Markenarchitektur, Brandexperience und Erlebnisse, die bleiben. Zur Verstärkung suchen wir eine:n Personal Assistant & Office Manager (m/w/d), der:die Struktur liebt, den Überblick behält und unsere Arbeitsweise mitgestaltet. DEINE ROLLE: Du bist die Verbindung zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen – und sorgst dafür, dass unser Berliner HQ reibungslos funktioniert. Aufgaben // Vorbereitung von Unterlagen : Präsentationen, Briefings, Reports und Protokolle liegen bei dir in besten Händen. // Kommunikationsschnittstelle : Du sorgst dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen gelangen. // Office-Organisation : Du bist erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Bewerber:innen und Gäste, gestaltest unseren Büroalltag, sorgst für ein schönes Büro und steuerst externe Dienstleister. // Events & Teamkultur : Du planst und organisierst Team- und Company-Events und sorgst für eine spürbare Office-Experience. // HR-Support : Du bereitest Verträge vor, begleitest On-/Offboardings, pflegst Mitarbeiterdaten und unterstützt bei HR-Prozessen. // Vorbereitende Buchhaltung : Du koordinierst Rechnungen, übernimmst Beleg- und Fristenmanagement und stimmst dich eng mit der Steuerberatung ab. // IT- & Tooling-Koordination : Du kümmerst dich um Lizenzen, Accounts und User-Lifecycle sowie um Hardware-Inventar und Reparaturen. // Special Projects & Strategie : Du arbeitest an Sonderprojekten rund um Strukturen, Prozesse und Strategie, unterstützt mit Analysen, Recherchen und Entscheidungsvorlagen und begleitest die Einführung neuer Tools, Workflows und Initiativen wie Employer Branding oder Innovation. // Reise- und Organisations-Koordination : Du priorisierst Termine, hältst Deadlines im Blick und kümmerst dich um reibungslose Abläufe. Qualifikation // Mehrjährige Erfahrung als Personal Assistant oder im Office Management // Ausgeprägtes Organisationstalent, Diskretion und sicherer Blick für Prioritäten // Proaktive, eigenverantwortliche Arbeitsweise und ein freundliches, souveränes Auftreten // Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software // Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift Benefits WARUM UNDPLUS: // Ein kreatives Umfeld mit echter Wirkung // Gestaltungsspielraum : Bringe eigene Ideen ein und entwickle Strukturen weiter // Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien // Modernes Büro im Herzen von Berlin-Kreuzberg // Regelmäßige Team-Events, Lunches und gemeinsame Aktivitäten Noch ein paar Worte zum Schluss Wir freuen uns auf deine Bewerbung per Mail unter jobs@undplus.com mit der Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins & deine Gehaltsanspassungen.