In unserem Institut für Virologie am Universitätsklinikum Ulm (Ärztlicher Direktor: Prof. Dr. Thomas Stamminger) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position zu besetzen: Chefsekretär/in (w/m/d)
Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende. Ihre Aufgaben:
* Zentrale Sekretariatsorganisation: Koordination von Telefonaten, Terminen, Korrespondenz (deutsch/englisch), Post, Dokumentenmanagement (u. a. Abwesenheitsverwaltung, Projektübersichten)
* Qualitätsbewusstes Arbeiten im Institutsalltag: Unterstützung im Qualitätsmanagement, Verwaltung von Abrechnungen und Beschaffungsprozessen
* Arbeits- und Reiseorganisation: Betreuung von Seminaren/Veranstaltungen, Unterstützung bei Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen
* Koordination der Lehre: Erstellung und Pflege von Vorlesungs- und Terminplänen, Abstimmung mit Dozenten und Verwaltung, Betreuung von Studierendenanfragen
Was wir Ihnen bieten:
* Überdurchschnittliche Vergütung nach dem Tarifvertrag der vier Uniklinika in Baden-Württemberg (agu-uniklinika/entgeltordnung-2020/)
* Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge
* Individuelle Einarbeitung und Personalentwicklungsplanung
* Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung, z.B. Fachweiterbildungen, Zusatzqualifikationen
* Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
* Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
* Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit verschiedenen Fitnessstudios)
* Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen
Das bringen Sie mit:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Gesundheitswesen, Verwaltungsfachangestellte/r
* Alternativ eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel), Internet
* Strukturierte, präzise Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
Vertragsart: unbefristet
Beschäftigungsart: Vollzeit/Teilzeit
Bewerbung bis: 15.03.2026