Als Ansprechperson für die Mieter*innen sucht die Direktion Dortmund für den Geschäftsbereich Wohnen am Arbeitsort Dortmund zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:
Mitarbeiterin / Mitarbeiter HWO / Assistentin / Assistenten der Kundencenterleitung (w/m/d)
(Entgeltgruppe 6 TVöD Bund / Besoldungsgruppe A 6 BBesG, Kennung: WEWO100001, Stellen‑ID 1429620)
Die Einstellung erfolgt unbefristet.
Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.
Unsere gesellschaftliche und unternehmerische Aufgabe sehen wir darin, sozialverantwortliche Wohn- und Lebensräume zu schaffen. Dafür setzen wir im Geschäftsbereich Wohnen auf eine nachhaltige Quartiersentwicklung, CO2-freie Wärme zu bezahlbaren Preisen, Barriere-Reduzierung, Digitalisierung und natürlich ein hohes Maß an Mieterzufriedenheit.
Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!
Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe, aber ohne Laufbahnwechsel) ist mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) möglich.
Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer gut 38.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungsfürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungsmärkten in wirtschaftsstarken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiersentwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regionalbereiche, acht Kundencenter und 28 Serviceteams. Unser Serviceteam am Standort Dortmund verwaltet einen Bestand von rund 1.040 Wohneinheiten.
Aufgaben
* Allgemeine Bürotätigkeiten und Bearbeitung von organisatorischen Aufgaben u. a.
o Entgegennahme von externen Mieteranrufen (Servicehotline) und Weitergabe der Informationen innerhalb des KCL bzw. an den externen KRM‑Dienstleister
o Anlegung von IH-Meldungen im SAP‑gestützten Ticketsystem, soweit keine vertragliche Zuständigkeit des KRM‑Dienstleisters gegeben ist
o Erhebung, Auswertung und Zusammenstellung von Unterlagen und Bestandsdaten
o Vor- und Aufbereitung von vorgegebenen Informationen, Fertigen von Entwürfen nach vorheriger Sachstandsermittlung
o Führen/ Pflege der KC-bezogenen zentralen Ablagen (z. B. Funktionspostfächer), des Gruppenlaufwerks sowie der Ablagen in der e‑Akte, einschl. Schaffung und Pflege geeigneter Ablagestrukturen
o Überwachung und Verteilung des zentralen digitalen Posteingangs (Funktionspostfächer)
o Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Jour fixe, Terminen, Workshops etc. inkl. Protokollführung
o Koordination und Vorbereitung der Plausibilisierung von Terminbeiträgen
o Beschaffung und Verteilung von Fachliteratur und Arbeitsmaterialien
o Regelm. Ermittlung der Beschaffungsbedarfe für Hausmeister/ Handwerker
o Beschaffung von Hausmeister‑ / Handwerkerparkausweisen
o Bestell- und Kontrollwesen Visitenkarten, Diensthandys, IT‑Ausstattung etc.
o Regelm. Ermittlung des Bedarfs an allg. Dienstreisegenehmigungen im KC und Meldung an Regionalbereich
o Regelm. Ermittlung der Fortbildungsbedarfe durch mündliche und schriftliche Abfragen und Meldung an Regionalbereich
* Rechnungsbearbeitung unter Anwendung von SAP/ BLALIMA, u. a.
o Prüfung und Feststellung der rechnerischen Richtigkeit von eingehenden Rechnungen, soweit die Rechnungsbearbeitung dem Kundencenter obliegt
o inhaltliche Vorabkontrolle von eingehenden Rechnungen im Kundencenter
o Vorerfassung von Rechnungen und Erstellung von Buchungsbelegen
* Unterstützung der Kundencenterleitung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen
o Qualitätssicherung entscheidungserheblicher Daten und Grundlagen
o Zusammenstellung der Budgetmeldungen und Unterstützung der Kundencenterleitung bei der Budgetplanung
o Unterstützung der Kundencenterleitung beim Leerstandsmanagement
+ bei der Koordinierung und Durchführung des Vermietungsprozesses zum Abbau des Leerstands
+ bei der Überprüfung der vorhandenen Daten in SAP einschl. Vornahme von Korrekturen
+ Plausibilisierung des Organisationsplanes WEWO1 in Abstimmung mit der Kundencenterleitung und Meldung etwaiger Anpassungsbedarfe an den Regionalbereich
+ Bearbeitung von einfachen Mieterbeschwerden einschließlich Fertigung eines Antwortentwurfs, soweit das Kundencenter zuständig ist oder die Bearbeitung diesem übertragen wurde
o Plausibilisierung des Organisationsplanes WEWO1 in Abstimmung mit der Kundencenterleitung und Meldung etwaiger Anpassungsbedarfe an den Regionalbereich
o Bearbeitung von einfachen Mieterbeschwerden einschließlich Fertigung eines Antwortentwurfs, soweit das Kundencenter zuständig ist oder die Bearbeitung diesem übertragen wurde
Profil
Qualifikation:
* Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt zur Immobilienkauffrau/ zum Immobilienkaufmann (w/m/d)
Fachkompetenzen:
* Immobilienwirtschaftliche Grundkenntnisse wünschenswert
* Gute Anwendungskenntnisse der IT‑Standardanwendungen (Microsoft Office)
* Kenntnisse in SAP wünschenswert oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
Weiteres:
* Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
* Gutes Organisationsgeschick
* Gute Auffassungsgabe
* Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
* Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, zielorientiert und sicher zu arbeiten
* Gute Kommunikationsfähigkeit
* Kunden‑ / adressatenorientiertes Verhalten
* Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
* Gutes Urteilsvermögen
* Bereitschaft zu Dienstreisen
* Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zum selbstständigen Führen von Dienstfahrzeugen
Wir bieten
* Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
* Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
* Mobiles Arbeiten inkl. Ausstattung für mobiles Arbeiten
* Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
* Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
* Betriebliche Altersversorgung
* Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
* 30 Tage Urlaub
* Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
* Verkehrsgünstige Lage
* Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)
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