The Conference on Jewish Material Claims Against Germany, Inc., eine gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in New York, vertritt Ansprüche jüdischer Opfer des Nationalsozialismus. Seit mehr als 70 Jahren führt die Claims Conference Verhandlungen mit der Deutschen Bundesregierung für Überlebende der Shoah und deren Nachfahren.
Wir suchen für unseren Standort in Berlin zum nächstmöglichen Termin, befristet für ein Jahr in Vollzeit ein(e)
Sekretär(in)
Die Sekretariatskraft bietet wesentliche administrative und organisatorische Unterstützung, um einen reibungslosen täglichen Büroablauf sicherzustellen. Dazu gehören die Bearbeitung von Kommunikation, die Pflege von Bürostrukturen, das Management von Terminen sowie die Unterstützung des Teams bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Die Sekretariatskraft ist eine zentrale Ansprechperson für interne Mitarbeitende und externe Partner und sorgt für ein professionelles und effizientes Arbeitsumfeld.
Aufgaben
Administrative Unterstützung
* Verwaltung von Kalendern, Terminplanung und Organisation von Meetings.
* Bearbeitung ein- und ausgehender Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Briefen und Telefonanrufen.
* Pflege und Organisation von physischen und digitalen Ablagesystemen.
Bürokoordination
* Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen.
* Überwachung des Bürobedarfs und Koordination von Bestellungen.
* Unterstützung im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.
Kommunikation
* Erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Anruferinnen.
* Koordination der Kommunikation zwischen Abteilungen und externen Partnern.
* Verfassen und Korrekturlesen von Korrespondenz und internen Mitteilungen.
Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen
* Erstellung von Agenden, Protokollführung und Verteilung von Zusammenfassungen.
* Unterstützung bei der logistischen Planung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen.
* Assistenz bei Reiseplanung und Reiseunterlagen.
Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Zertifizierung im Bereich Büroorganisation, Sekretariat oder einem verwandten Feld.
* Berufserfahrung in administrativen oder Tätigkeiten im Sekretariat.
* Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
* Sehr gute englische Sprachkenntnisse
* Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und hohe Genauigkeit.
* Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
* Professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten.
* Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und zu bearbeiten.
* Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.
* Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeiten.
* Anpassungsfähigkeit und souveränes Arbeiten in dynamischen Umgebungen.
Wir bieten
* Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem aufgeschlossenen, hochmotivierten Team
* Kompetente und hilfsbereite Kolleginnen und Kollegen
* Weiterentwicklung & Trainings: Immer auf dem neusten Stand mit persönlichen und fachlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten
* Gelebte Vielfalt
* Gesundheitsförderung
* Vermögenswirksame Leistungen
* Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
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