Positionsübersicht: Der Despatch Consultant kombiniert administrative Koordination mit Kundenservice und konzentriert sich auf die reibungslose Abwicklung von internationalen Dokumenten- und Visumsprozessen. Zu den Hauptaufgaben gehören Auftragsmanagement, Kurierdienstplanung, Kundenkommunikation in Deutsch und Englisch sowie die Zusammenarbeit mit Behörden und Konsulaten. Die Position umfasst auch die Überprüfung von Dokumenten, die Rechnungsstellung und die globale Versandlogistik, alles mit Liebe zum Detail und einem ausgeprägten Dienstleistungsgedanken. Arbeitsprofil Despatch Consultant Korrekte Erfassung der Aufträge in der CIBT Auftragssoftware sowie korrekte Belastung allerauftrags-relevanten Serviceleistungen Planung und Koordinierung sowie die Durchführung der täglichen Kurierfahrten Zeitnahe, effiziente und serviceorientierte Kommunikation mit dem Kunden in Deutsch und Englisch Kommunikation und Zusammenarbeit mit Institutionen, Behörden und Konsulaten Einreichung und Abholung von Dokumenten sowie die eigenverantwortliche Abrechnung und Bezahlung Prüfung ausgestellter Visa und beglaubigter Dokumente Versand aller Unterlagen an unsere Kunden weltweit (Verpacken, Kontrolle, Bestellungen von Kurierabholungen, Übergabe) Dein Profil: Die folgenden Fähigkeiten sind entscheidend für deinen Erfolg bei der Aufgabe und werden während des Auswahlprozesses für die Beurteilung, das Feedback und die Auswertung als Maßstab dienen. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder langjährige Erfahrung im kaufmännischen Bereich Erfahrungen im Kundendienst oder Disposition sind hilfreich Sehr gute Kommunikations- und Konfliktfähigkeit Verbindliches und freundliches Auftreten am Telefon Engagement, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Organisationstalent und Teamfähigkeit Sicher Umgang mit MS Offiice Qualifikation Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit Englischkenntnisse in Wort- und Schrift Gute Ortskenntnisse für die Routenplanung der Konsularbeauftragten Führerschein Klasse B Erfahrung in der Visumbearbeitung Wünschenswert Mehrsprachigkeit Wünschenswert Chancengleichheit Teil unserer Bemühungen um Vielfalt bei unserer Belegschaft ist unsere Verpflichtung zu Chancengleichheit ohne Ansehen von Rasse, Hautfarbe, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, oder Religion. Vorstellung von CIBT Stabilität und Wachstum: Unsere Vision lautet: Wir streben an, die besten konsularischen Dienstleister weltweit anzuführen. Unser Wachstum ist geprägt von den fünf starken Werten, die uns den Weg weisen und unsere Entscheidungen leiten um unsere Vision zu verwirklichen. Unsere Werte sind: Service Expertise Teamwork Globale Vielfalt Zuverlässigkeit Unsere Verpflichtung: Unsere hoch qualifizierten und motivierten Spezialisten verstehen sich als Berater, die unsere Produkte und Services dem Bedarf und den Erwartungen der Antragsteller anpassen um Bedarf und alle Erwartungen zu übertreffen. Unsere Spezialisten sind das Gesicht von CIBT und Botschafter der Marke durch Service Excellence. Du hast die Fähigkeit unsere Kunden zu begeistern und das Markenversprechen einzulösen. Service Dokumentation Datenerfassung