Ihre Aufgaben
1. Betreuung der Gastwissenschaftler*innen (Onboarding/Offboarding)
2. Termin- und Prozesskoordination für einen reibungslosen Gastaufenthalt
3. Ansprechperson für Gäste bei allen Belangen während des Aufenthalts
4. Bearbeitung von z. B. Stipendienschreiben, Mietverträgen
5. Zuständigkeit für die elf institutseigenen Gästezimmer
6. Dateneingaben und -pflege in SAP und Pflege der digitalen Personalakte
7. Administrative Korrespondenz auch in englischer Sprache
8. Allgemeine Unterstützung im Personalbereich
Ihr Profil
9. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
10. Berufserfahrungen im Bereich Onboarding/Offboarding im Bereich von Gästen wünschenswert
11. Routinierter Umgang mit MS-Office sowie idealerweise mit SAP HR
12. Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
13. Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
14. Teamfähigkeit, organisatorische Stärken und interkulturelle Kompetenzen
15. Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Serviceorientiertheit
Wir bieten
16. Freuen Sie sich auf eine unbefristete Stelle in einem abwechslungsreichen Arbeitsgebiet mit 19,50 Std./Woche Teilzeitarbeit
17. Faire Vergütung & starke Benefits: Ihre Vergütung richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung (TVöD Bund). Zusätzlich erwarten Sie: Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlung, flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Zuschuss zum Deutschland-Job-Ticket, institutseigene Parkplätze
18. Top Arbeitsumfeld: Eigener Arbeitsplatz, angenehme Arbeitsatmosphäre und kostenfreie Beratung (z. B. zu Mental-Health, Gesundheit am Arbeitsplatz)
19. Work-Life-Balance: Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. (u. a. durch Kinderbetreuung in der Kooperations-Kita Kairos Riedberg)
20. Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden angeboten
Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.
Haben wir ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser. Bitte übermitteln Sie diese mit Ihren aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, ausführlicher Lebenslauf, Nachweise zu schulischen und beruflichen Abschlüssen sowie Arbeitszeugnisse).
Bewerbungen per E-Mail oder Post können nicht berücksichtigt werden. Die Vorstellungsgespräche sind geplant für Ende Januar 2026.
Bewerbungsschluss ist am 11.01.2026.
Kontakt
Für administrative Fragen können Sie sich an .