Abteilung/Aufgabengebiet
Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.
Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.
Leitungsassistent:in (all genders)
Sie werden als Leitungsassistenz unterstützend bei der Durchführung der Angebote des Instituts und der Poliklinik für Allgemeinmedizin tätig sein. Das Institut und die Poliklinik für Allgemeinmedizin (IPA) gehört zum Zentrum für Psychosoziale Medizin und ist zuständig für Forschung, Lehre und Krankenversorgung im Bereich der Allgemeinmedizin. Unser Anliegen ist es, das Fach Allgemeinmedizin in diesen drei Bereichen zu vertreten und weiterzuentwickeln.
Am IPA arbeiten mehr als 45 wissenschaftliche und rund zehn nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter:innen sowie eine variable Anzahl von ca. 10 studentischen Hilfskräften und 20 Doktorand:innen. 18 Mitarbeiter:innen sind zusätzlich tätig in der Krankenversorgung.
Das Profil des Instituts und Poliklinik für Allgemeinmedizin in Forschung, Lehre und Krankenversorgung findet Sie unter https://www.uke.de/ipa
Zu Ihren Aufgaben gehören:
Die Unterstützung des Leitungsteams u.a. bei der
* Koordinierung und Überwachung des Personaleinsatzes und Personalanträge, Ausschreibungen, Neueinstellungen, Mitarbeitendenbetreuung
* Umsetzung von strategischen Aufgaben
* Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Vorstellungsgespräche, Teamsitzungen und Klausurtagungen, Projektbesprechungen und weiteren Terminen
* Koordination, Organisation und Optimierung der Arbeitsabläufe
* Vorbereitung von Präsentationen, Sitzungen und Besprechungen
* Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung von Wiedervorlagen, Ablage und Archivverwaltung
* Telefonischer Erstkontakt (Montag bis Freitag, 9 bis 12:30 Uhr)
* Schriftverkehr und Erstellung von Dokumenten, Materialien und Präsentationen in deutscher und ggf. englischer Sprache
* Organisation von Dienstreisen
* Organisation der Raumnutzung
* Unterstützung bei projektspezifischen Abrechnungen
* Beschaffungsangelegenheiten (Büromaterial, Catering, Workshopmaterialien, IT)
* Vorbereitung und Protokollführung bei Sitzungen
* Abwesenheitsvertretung des Lehrsekretariats
Diese Position ist ab dem 01. Februar 2026 Teilzeit (20 Stunden /Woche) zu besetzen und vorerst auf 24 Monate befristet. Eine Verlängerung ist möglich.
Profil/Qualifikationen
* Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellte:n, Kauffrau:mann für Büromanagement, Medizinischen Dokumentar:in oder in einem Gesundheitsfachberuf mit Fort- und Weiterbildung oder ein Studium im Bereich Gesundheitswissenschaften mit Fort- und Weiterbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
* Ziel- und projektorientiertes Denken und Handeln
* Freundliches und zugewandtes Auftreten
* Verantwortungsbewusstsein und eigenverantwortliche Arbeitsweise
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
* Kenntnisse in der Datenverarbeitung (bes. MS Word, MS Excel)
* Wir freuen uns auf Teamorientierung, Koordinations- und Organisationsgeschick und Freude an der selbständigen Mitarbeit.
Immunitätsstatus
Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.
Stellenangebot und Perspektiven
* Attraktive Bezahlung nachTVöD/VKA
* Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
* Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
* Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
* Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
* Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
* Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
* Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
* Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände
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