Ihre Aufgaben:
* Organisatorische und administrative Aufgaben sowie Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsmanagements
* Verwaltung / Dokumentation von Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, unter Einhaltung interner Richtlinien
* Pflege von zentralen Bereichsdokumente und Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS)
* Gestaltung Onboarding neuer Kollegen
* Übernahme Rolle Experte im Fremdpersonalmanagement, Vorgaben entwickeln und Unterstützungsangebote für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften und Einhaltung der relevanten Compliance Anforderungen ermöglichen
* Schulungs- und Trainingsbedarfe des Bereichs organisieren und eigenständig Trainings durchführen
* Pflege und Weiterentwicklung von SharePoints (Zugriffsrechte, Erstellung Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierte Dokumentenvorlagen)
* Bereichsübergreifende Unterstützung bei kaufmännischen Fragestellungen, steuerlich korrekte Abrechnung Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen und Veranstaltungen (z.B. SAP, Mobile Expense)
* Übernahme Rolle als Zeitbeauftragte für den Bereich Projekte, Sicherstellung Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben
* Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur
Ihre Qualifikationen:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium, idealerweise fundierte Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Managementunterstützungsfunktion
* Eigenständiges, organisiertes, sorgfältiges und detailorientiertes Arbeiten, Fähigkeit Prioritäten vorausschauend und zuverlässig zu setzen
* Souveräne, adressatengerechte und verbindliche Kommunikation - schriftlich wie mündlich - und fließende Deutschkenntnisse
* Digitale Affinität und sicher im Umgang mit modernen MS 365 Tools (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie mit Daten- und Dokumentenorganisation
* Professionelles Auftreten auf allen Ebenen der Organisation
* Konzeptionelle Fähigkeiten, um Unterlagen, Prozesse, Inhalte und Strukturen professionell aufzubereiten und weiterzuentwickeln
* Sicher im Umgang mit SharePoint Strukturen sowie kaufmännischen Themen und Erfahrung oder Lernbereitschaft in SAP/Mobile Expense, Zeitwirtschaft
* Kenntnisse oder erste Erfahrung in Fremdpersonal /Compliance Prozessen oder Fähigkeit, sich in komplexe Compliance Anforderungen sicher einzuarbeiten
* Freude an Gestaltung von Schulungen und Vorantreiben von Kultur- und Prozessverbesserungen
Ihre Vorteile:
* Eine übertarifliche Bezahlung
* Betriebliche Altersvorsorge
* Chance, ein schnell wachsendes Unternehmen mitzuprägen
* Ein renommiertes Unternehmen mit ausgezeichnetem Ruf
* Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess