Standort: Köln | Teilweise Home-Office möglich ⏳ Arbeitszeit: Vollzeit | Start: Ab sofort Gehalt: 35.000 – 45.000 € (abhängig von Qualifikation & Erfahrung) Über uns Wir sind die ATIV Service GmbH, ein spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen für die Pharmaindustrie. Unser Ziel ist es, das Gesundheitswesen effizienter, transparenter und ethischer zu gestalten. Dafür suchen wir dich – eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unseren CEO unterstützt und als Schnittstelle zwischen Management, Kunden und internen Teams agiert. Keine Sorge, wenn du keine Erfahrung in der Pharmaindustrie hast! Wir legen Wert auf Motivation, Organisationstalent und Lernbereitschaft – alles andere bringen wir dir bei. Aufgaben Deine Aufgaben Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Prozesse. Dazu gehören: ✔ Organisation & Koordination: Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen Unterstützung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Projekten Erstellung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen ✔ Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Interne und externe Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Dienstleistern Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen zur Umsetzung von Projekten Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenmanagement ✔ Prozessoptimierung & Effizienzsteigerung: Verbesserung interner Abläufe zur Entlastung der Geschäftsführung Eigenständige Bearbeitung von Sonderprojekten Qualifikation Dein Profil Organisationsstärke: Du behältst den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest strukturiert. Kommunikationstalent: Du kannst dich schriftlich und mündlich klar und professionell ausdrücken. Eigeninitiative: Du denkst mit, packst an und treibst Dinge selbstständig voran. Flexibilität & Diskretion: Du bewahrst Ruhe in einem dynamischen Umfeld und gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um. Erfahrung & Kenntnisse: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Kommunikation) Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil, aber keine Voraussetzung Guter Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Benefits Was wir dir bieten ✅ Attraktives Gehalt: 35.000 – 45.000 € (je nach Qualifikation & Erfahrung) ✅ Home-Office Möglichkeit (individuell vereinbar) ✅ Jobticket (Deutschlandticket inklusive) ✅ Regelmäßige Schulungen & Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Projektmanagement, Kommunikation, Arzneimittelregulierung) ✅ Flexible Arbeitszeiten & ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien ✅ Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten & Raum für eigene Ideen ✅ Betriebliche Altersvorsorge & Gesundheitsprogramme Klingt spannend? Dann bewirb dich jetzt! Sende uns deine Bewerbung mit Lebenslauf & kurzem Anschreiben Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!