Sekretär / Verwaltungsassistent (m/w/d)
Vertragsart: Unbefristeter Vertrag (CDI) – Vollzeit
Standort: Luxemburg
Erforderliche Erfahrung: Mindestens 5 Jahre im Verwaltungsbereich
Sprachen: Deutsch · Französisch · Englisch · Luxemburgisch (Grundkenntnisse)
Berichtet an: Inhaber des Unternehmens
Über die Position
Wir suchen einen dynamischen und organisierten Sekretär / Verwaltungsassistenten (m/w/d) zur Verstärkung unseres Einzelhandelsunternehmens. In dieser Schlüsselposition stellen Sie den reibungslosen Ablauf unserer täglichen Verwaltungsgeschäfte sicher und unterstützen den Inhaber sowie das gesamte Team maßgeblich. Der ideale Kandidat (m/w/d) ist selbstständig, gewissenhaft, verfügt über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und fühlt sich in einem vielseitigen Arbeitsumfeld wohl.
Hauptverantwortlichkeiten
Verwaltung & Büroorganisation
* Gewährleistung des täglichen Bürobetriebs und der administrativen Abläufe
* Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen
* Abwicklung und Nachverfolgung von Lieferanten- und Kundenbestellungen
* Pflege eines sorgfältigen Ablagesystems (physisch und digital)
Kundenbeziehungen & Kommunikation
* Erster Ansprechpartner für Kunden per E-Mail und Telefon
* Sicherstellung einer professionellen, reaktionsschnellen und höflichen Kommunikation
* Bearbeitung von Kundenanfragen und Durchführung notwendiger Follow-ups
Unterstützung des Teams & des Inhabers
* Tägliche Unterstützung der Mitarbeiter und des Inhabers bei administrativen Aufgaben
* Erstellung von Berichten, To-Do-Listen und Zusammenfassungen für den Inhaber
* Mitwirkung bei der Urlaubs- und Freizeitplanung des Personals
* Unterstützung der internen Koordination zur Förderung des Teamzusammenhalts
Ihr Profil
Ausbildung & Erfahrung
* Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen Position oder im Sekretariat
* Fundierte Erfahrung im Büromanagement, in der Kundenbetreuung oder als Assistenz der Geschäftsführung
* Erfahrung im Handelssektor ist ein Pluspunkt
Technische Kompetenzen
* Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Kenntnisse in CRM-Tools und Systemen zur Kundenbeziehungsverwaltung
* Erfahrung mit einer Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware
* Vertrautheit mit Kommunikationstools (z. B. Teams, Slack oder ähnliche)
Persönliche Fähigkeiten
* Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und Prioritätensetzung
* Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
* Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
* Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative
Sprachkenntnisse
* Fließende und verhandlungssichere Kenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch (in Wort und Schrift)
* Grundkenntnisse in Luxemburgisch sind erforderlich
Wir bieten
* Einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Handelsunternehmen
* Ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
* Eine direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber und echte Eigenverantwortung
* Eine wettbewerbsfähige Vergütung je nach Erfahrung
* Eine abgestimmte Urlaubsplanung für eine ausgewogene Work-Life-Balance
Wie Sie sich bewerben können
Interessierte Kandidaten (m/w/d) werden gebeten, ihren Lebenslauf zusammen mit einem Anschreiben an die angegebenen Kontaktdaten zu senden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie kennenzulernen.