Zur Unterstützung des vhs-Serviceteams
sucht unsere Volkshochschule Mittleres Taubertal e. V. baldmöglichst eine/n
Verwaltungsmitarbeitende/n (w/m/d)
(Sekretariat / Kursbetreuung)
- Sie beraten unsere Teilnehmer/innen bei der Auswahl aus unserem umfangreichen Kursangebot.
- Von der Anmeldung über die termingerechte Durchführung bis hin zum Kursabschluss und Statistiken sorgen Sie für einen zuverlässigen Ablauf und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale unserer Veranstaltungen.
- In fachübergreifenden Projekten wirken Sie mit an der Gestaltung und Durchführung neuer Kursangebote.
- Für die umfangreiche organisatorische Betreuung der Kurse sind Sie auch abends und am Wochenende im Einsatz.
- Sie unterstützen die Organisation von Gesprächen und Treffen mit Kursträgern, Kooperationspartnern und Kursleitenden, nehmen daran teil und führen Protokoll.
- Sie beantragen nach Vorgabe Fördermittel und Fahrtkosten sowie rechnen diese selbstständig gegenüber den Empfängern und den verschiedenen Mittelgebern ab.
- Sie koordinieren Einstufungstests und Beratungsveranstaltungen für unsere Teilnehmer/innen und wirken bei deren Durchführung mit.
- Sie führen die hausinterne Dozentenbibliothek und sind für die Ausgabe und das Leihwesen der Kursbücher und Unterrichtsmaterialien verantwortlich.
- Durch Ihre Zuverlässigkeit im Anmeldewesen und bei der Kursabrechnung leisten Sie eine wichtige Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung
- Sie arbeiten aktiv im Qualitätsentwicklungsprozess und im Datenschutz gemäß EU-DSGVO mit.
Wir erwarten:- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau /-mann oder in der öffentlichen Verwaltung
- Muttersprachliche Kenntnisse Deutsch bzw. Sprachkenntnisse auf C1-Niveau in der deutschen Sprache
- sprachliche Sicherheit in Rechtschreibung und Stil sowohl im mündlichen als auch schriftlichen Ausdruck in der deutschen Sprache
- Gute Englischkenntnisse
- Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
- Analytische und problemorientierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel. PowerPoint, Outlook Exchange und Internet)
- Überdurchschnittliche Befähigung zur Abfassung von Texten im Rahmen von Protokoll- bzw. Schriftführungen, d. h. schnelle Auffassungsgabe, gutes Hörvermögen, sicherer, klarer Formulierungsstil, schnelle Schreibfähigkeit auf PC-Tastaturen
- Interesse an einer eigenverantwortlichen Tätigkeit
- Fortbildungsbereitschaft
- Sicheres Auftreten, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Wechselschicht (vormittags 9-13 Uhr bzw. nachmittags 15-19 Uhr)
- Belastbarkeit und Flexibilität (Nachmittag-/Abend-/Wochenenddienste)Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Personalwesen, DTP-Anwendung Publisher (MS Office), Kosten- und Leistungsrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Personalplanung, Kalkulation, Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Projektplanungssoftware MS Project (MS Office), Spracherkennungssoftware, Marketing, Notizprogramm OneNote (MS Office), Verwaltungsrecht, Kassenwesen (öffentliche Verwaltung), Leistungsfälle bearbeiten, Haushaltsrecht, Kommunalrecht, Steuerrecht, Drittmittelmanagement, Controlling, Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: Berichtswesen, Information, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Abrechnung, Zahlungsverkehr, Einkauf, Beschaffung, Präsentationsunterlagen erstellen
Expertenkenntnisse: Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Ausweis-, Pass- und Meldewesen, Ablage, Registratur, Postbearbeitung, Protokollieren, Datenübernahme, Datenaufbereitung, Kundenberatung, -betreuung, Auftragsannahme, -bearbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Korrekturlesen
in Teilzeit mit 20 Wochenstunden (befristet)
Bei Vorliegen entsprechender Ausbildung könnte die Stelle mit der Teilzeitstelle „Pädagogische Assistenz“ kombiniert werden.- Eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe mit leistungsgerechter Eingruppierung in Anlehnung an TVöD 6, mit Möglichkeit eines Bewährungsaufstiegs bei entsprechenden Voraussetzungen.
- Die Stelle ist baldmöglichst, spätestens zum 30.09.2025, zu besetzen.
- Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung ist angedacht.
W / m / d haben bei uns die gleichen Chancen. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.
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