Du suchst eine verantwortungsvolle Position als Teamassistenz (m/w/d). Im Rahmen der direkten Personalvermittlung bringt dich die DIS AG mit einem etablierten Unternehmen in Essen zusammen. In deiner Rolle als Teamassistenz (m/w/d) in Essen arbeitest du eng mit der Geschäftsleitung und übernimmst zentrale organisatorische und administrative Aufgaben. Dich erwarten Homeoffice, Gleitzeit sowie ein attraktives Gehaltspaket und Benefits wie Job Rad und betriebliche Altersvorsorge.
Perspektiven
1. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
2. Eine offene Du-Kultur, in der Ideen willkommen sind und jede Stimme zählt
3. Starker Teamzusammenhalt und eine ausgeprägte Zusammenarbeit auf Augenhöhe
4. Ein attraktives, leistungsgerechtes Gehaltspaket
5. Kurze Entscheidungswege in einem modernen Unternehmensumfeld
Aufgaben
6. Du koordinierst und steuerst administrative Abläufe im Tagesgeschäft und sorgst für reibungslose Prozesse im Büroalltag
7. Du übernimmst die interne und externe Korrespondenz und formulierst Schriftstücke eigenständig und adressatengerecht
8. Du prüfst und bereitest Unterlagen sowie Dokumente strukturiert auf
9. Du koordinierst Termine und Meetings und stellst eine professionelle Vor- und Nachbereitung sicher
10. Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen
11. Du erstellst Unterlagen, recherchierst Themen und bereitest Informationen übersichtlich auf
12. Du entwickelst Ablagestrukturen und das Dokumentenmanagement weiter
13. Du bearbeitest Bestellungen (z. B. Bürobedarf, IT-Hardware, Werkstattbedarf), verfolgst diese nach und übernimmst die Warenannahme sowie externe Beauftragungen
14. Du unterstützt im Bereich Mitarbeiterbetreuung, z. B. beim Zeitmanagement vor Ort
15. Du organisierst Geschäftsreisen sowie das Besuchs- und Fremdfirmenmanagement und betreust Gäste professionell
Profil
16. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
17. Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Umfeld von Vorteil
18. Sehr gute Kenntnisse in MS Office bzw. Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) sowie idealerweise SAP
19. Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
20. Ausgeprägte Organisationsstärke und gutes Zeitmanagement
21. Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und sicheres Auftreten
22. Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
23. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift