Die Universitat Heidelberg ist eine Volluniversitat mit ausgepragter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung fur die Metropolregion Rhein Neckar hat.
Bei der Universitatsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende Stelle in Vollzeit (39,5 Std./Woche) zum nachstmoglichen Zeitpunkt zu besetzen:
Dezernatsassistenz Beschaftigte*r im Verwaltungsdienst (w/m/d) Ihre Aufgaben:
* Assistenz fur die Dezernentin im Tagesgeschaft und bei Sonderaufgaben
* Office Management: Organisationsaufgaben im Sekretariat, professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
* Terminmanagement: fur die Termine der Dezernentin inkl. Vor und Nachbereitung der Besprechungen
* Finanzangelegenheiten und Beschaffungswesen: Vorprufen von Antragen, Buchungsvorgangen und Rechnungslegungslisten, Koordination der Beschaffungsverfahren, Bearbeitung von Rechnungen im eRechnungssystem
* Personalmanagement/Stellenbesetzungsverfahren: Bearbeitung von Krankmeldungen, Unterstutzung bei der Ausschreibung von Stellen, Erledigung der Korrespondenz, Organisation der Gesprache, Vorbereitung der Einstellungsunterlagen
* Planungsaufgaben: Unterstutzung bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen sowie Dienstreisen
* Themenspezifische Unterstutzung: Recherchetatigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Protokollfuhrung in Besprechungen, Mitarbeit in Projekten
Ihr Profil:
* Eine abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r fur Burokommunikation, Verwaltungswirt*in oder einer vergleichbaren Ausbildung
* Mehrjahrige, einschlagige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tatigkeit
* Erfahrung in Verwaltung, Kenntnisse der Hochschulstrukturen
* Selbstandiges Arbeiten
* Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
* Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS Office Programme
* Organisations und Planungsstarke
* Zuverlassigkeit und Belastbarkeit
* Reprasentatives und freundliches Auftreten
Wir bieten:
* Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen und motivierten Team
* Eine fundierte Einarbeitung
* Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des offentlichen Dienstes
* Ein vielfaltiges universitares Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
Die Vergutung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV L. Die Stelle ist grundsatzlich teilbar.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den ublichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 23.05.2025 in einer PDF Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E Mail senden a