Executive Assistant & Project Coordinator (m/w/d) - 60-80% Home Office JETZT BEWERBEN
Ihre Aufgaben:
* Sie sind die zentrale Anlaufstelle im regionalen Leitungsteam der europäischen Technology Unit eines international tätigen Pharmaunternehmens und unterstützen operativ bei einer Kombination aus Projektkoordination und administrativen Aufgaben auf Führungsebene.
* Sie behalten bei funktionsübergreifenden Initiativen und Projekten stets den Überblick, koordinieren deren Fortschritt und stellen sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit über die notwendigen Informationen verfügen.
* Sie bringen Struktur in organisatorische Abläufe und Prozesse und unterstützen bei deren Planung, Umsetzung und Nachverfolgung mit Weitblick und Effizienz.
* Sie entlasten den Regional Head Europe im Tagesgeschäft, indem Sie seinen Kalender, Reisen und die interne sowie externe Kommunikation professionell und vorausschauend organisieren.
* Sie bereiten Meetings, Workshops und Offsites mit großer Sorgfalt vor und nach, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und eine verlässliche Dokumentation der Ergebnisse.
* Sie erstellen aussagekräftige Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Reports und unterstützen so die strategische Steuerung der Unit.
* Sie agieren als Schnittstelle zu Subfunktionen, globalen Teams sowie internen Supportfunktionen wie HR, Finance oder IT und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
* Sie pflegen interne Übersichten, Dashboards und SharePoint-Seiten mit größter Genauigkeit und stellen sicher, dass alle Daten aktuell und transparent verfügbar sind.
* Sie arbeiten eng mit den Kolleg*innen im Business Management Team der Technology Unit zusammen und tragen aktiv zu einer kooperativen Teamkultur bei.
Ihr Profil:
* Sie bringen mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich Business Management, Projektassistenz oder Executive Support mit und wissen, worauf es in einem internationalen, dynamischen Umfeld ankommt.
* Sie sind äußerst sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word, und wenden diese Tools routiniert und zielgerichtet an.
* Sie arbeiten versiert mit digitalen Tools zur virtuellen Zusammenarbeit wie MS Teams, SharePoint oder Confluence und behalten auch bei digitaler Projektsteuerung den Überblick.
* Sie haben eine zertifizierte Zusatzqualifikation als Office Manager*in oder eine vergleichbare Weiterbildung erfolgreich abgeschlossen.
* Sie kommunizieren verhandlungssicher auf Englisch in Wort und Schrift. Gute Deutschkenntnisse runden Ihr Profil idealerweise ab.
* Sie arbeiten sich mit Neugier und Eigeninitiative auch in komplexe Themenfelder ein und behalten stets den Blick für das Wesentliche.
* Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Organisationsgeschick und eine starke Selbstführungskompetenz aus.
* Sie verfügen über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Gespür für den richtigen Ton – ob im Umgang mit Kolleg*innen oder funktionsübergreifenden Schnittstellen.
* Sie arbeiten zuverlässig, serviceorientiert und mit hoher Verbindlichkeit – für Sie ist es selbstverständlich, Verantwortung zu übernehmen und Zusagen einzuhalten.
* Idealerweise bringen Sie Erfahrung in einer matrixorganisierten, internationalen Umgebung mit – vorzugsweise in der Pharma- oder Technologiewelt.
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