Ihre Aufgaben
In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Dezernenten in allen administrativen und organisatorischen Belangen.
1. Unterstützung des Dezernenten:
2. Organisatorische Unterstützung des Bürgermeisters bei seinen vielfältigen Aufgaben, Wiedervorlagen und Terminüberwachung, Erarbeiten und Aufbereiten von Daten und Vorgängen
3. Sekretariats- und Assistenzaufgaben:
4. Telefonmanagement, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Sitzungen, Überwachung terminrelevanter Vorgänge zur Sicherstellung fristgerechter Abläufe, Korrespondenz, Beschwerdemanagement, Erstellung des täglichen Pressespiegels, Betreuung von Gästen im Rahmen administrativer Abläufe
5. Dokumenten- und Postmanagement:
Bearbeitung des Postein- und ausgangs, Verwaltung ämterübergreifender Listen und Dokumente, Pflege digitaler Akten (ENAIO)
6. Organisation und Koordination:
7. Vorbereitung und termingerechte Verteilung von Sitzungsunterlagen, Organisation von Veranstaltungen
8. Verwaltungs- und Sachbearbeitungsaufgaben:
9. Kontierung, Belegbuchung und Rechnungsbearbeitung (SAP), Inventarverwaltung
Eine Anpassung des Aufgabengebietes behalten wir uns vor.